当ページで案内しているSmartHRの年末調整機能の内容は、2021年(令和3年)版のものです。
2022年(令和4年)版の年末調整機能の公開時期は秋頃を予定しています。
なお、画面や文言、一部機能は変更になる可能性があります。
公開時期が決まり次第、アップデート情報でお知らせします。
年末調整機能でCSVファイルを使用して依頼状況を一括更新する方法と、書類・前職情報の確認状況を一括更新する方法を説明します。
一括して「依頼する」「確定する」などを行ないたい場合や、従業員による年末調整の回収後、変更がない書類を一括して「チェック済み」にしたい場合に便利です。
依頼状況を一括で更新する
1. 依頼一覧画面の[依頼状況を一括更新]をクリック
依頼一覧画面の[依頼状況を一括更新]をクリックすると、[依頼状況の一括更新(CSVファイルの取り込み)]画面が表示されます。
2. サンプルCSVファイルをダウンロード
[サンプルCSVファイルのダウンロード]をクリックして、テンプレートをダウンロードします。
3. 依頼状況を変更したい従業員を確認し、CSVファイルを編集する
依頼状況を変更したい従業員の、現在の依頼状況と社員番号を確認します。
次にサンプルCSVファイルを開き、依頼状況を変更したい従業員の「社員番号」を入力し、「依頼」欄には変更後の依頼ステータスを数字で指定します。
「依頼」欄に指定する数字と変更内容
「依頼」欄に指定する数字 |
変更内容 | 条件 |
1 | 年末調整の依頼を確定する(依頼ステータスが「確定」になる) |
|
2 |
年末調整を依頼する(依頼ステータスが「依頼中」になる) |
対象の依頼ステータスが「未依頼」 |
99 | 年末調整を未依頼に戻す(依頼ステータスが「未依頼」になる) |
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空欄 | 変更なし | - |
4. 編集したCSVファイルをアップロード
[依頼状況の一括更新(CSVファイルの取り込み)]画面の[ファイルを選択]をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。
[アップロード]をクリックすると、ログインパスワードの入力が求められます。
パスワードを入力し、[確認する]をクリックすると、バックグラウンド処理が始まります。
5. [依頼一覧]画面に戻り、対象従業員の依頼状況が変更されているか確認する
バックグラウンド処理後、[依頼一覧]画面で対象従業員の依頼状況が、指定した内容に変わっているか確認します。
書類・前職情報の確認状況を一括更新する
[書類一覧]画面でも、[前職情報一覧]画面でも、操作手順やCSVファイルに入力する数字は同様です。
ここでは、[書類一覧]画面を用いて説明します。
1. 依頼一覧画面の表示を[書類一覧]に切り替える
依頼一覧画面の表示を[書類一覧]に切り替えます。
[確認状況を一括更新]をクリックすると、[書類・前職情報確認状況の一括更新(CSVファイルの取り込み)]画面が表示されます。
2. サンプルCSVファイルをダウンロード
[サンプルCSVファイルのダウンロード]をクリックして、テンプレートをダウンロードします。
3. 書類の[確認状況]を変更したい従業員を確認し、CSVファイルを編集する
[確認状況]を変更したい従業員の、現在の書類確認状況と社員番号を確認します。
次に、サンプルCSVファイルを開き、書類の確認状況を変更したい従業員の「社員番号」を入力し、「今年のマルフ」「来年のマルフ」「基配所」「保険料控除申告書」「住宅借入金等控除申告書」欄には、変更後の[確認状況]を数字で指定します。
書類の[確認状況]と、前職情報の[確認状況]を同時に変更することも可能です。
上記の場合、社員番号111の従業員の「前職情報」欄にも変更後の数字を指定し、書類と前職情報を同時に変更するようCSVファイルを編集しています。
「書類」欄と「前職情報」欄に指定する数字と変更内容
「書類」欄と「前職情報」欄に指定する数字 | 書類・前職情報の変更内容 | 条件 |
1 | 書類を「チェック済み」にする |
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2 | 書類を「ダブルチェック待ち」にする |
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3 | 書類を「チェック待ち」にする |
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99 | 書類を「削除」する ※前職情報の場合は、削除されません |
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空欄 | 変更なし | - |
4. 編集したCSVファイルをアップロード
[書類・前職情報確認状況の一括更新(CSVファイルの取り込み)]画面の[ファイルを選択]をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。
[アップロード]をクリックすると、ログインパスワードの入力が求められます。
パスワードを入力し、[確認する]をクリックすると、バックグラウンド処理が始まります。
5. 書類一覧画面に戻り、対象従業員の書類の[確認状況]が変更されているか確認する
バックグラウンド処理後、書類一覧で対象従業員の[確認状況]が、指定した内容に変わっているか確認します。
「3. 書類の[確認状況]を変更したい従業員を確認し、CSVファイルを編集する」で、社員番号111の従業員の「前職情報」欄にも変更後の数字を指定しました。
書類の[確認状況]と同時に、前職情報の[確認状況]も更新されます。