PDF書類の配付機能について
作成済みのPDFファイルを文書配付機能にアップロードして従業員に配付できます。
PDF書類でも合意の要否を設定できますが、就労条件通知、契約更新管理のオプション設定はできません。
PDF書類として配付できないPDFファイル
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ファイルサイズが5MBを超えるPDFファイル
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暗号化されたPDFファイル
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電子署名が付与されたPDFファイル
- テキスト・画像以外の情報(音声・動画・フォーム・注釈等)を含むPDFファイル
PDF書類の配付手順
1. [ダッシュボード] 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」をクリック
[ダッシュボード] 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」をクリックし、依頼グループの新規作成をはじめます。
2. [依頼グループの作成]画面で、[配付する書類]の[PDF書類]にチェック
最初に、[配付する書類]から[PDF書類]にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。
なお、配付する書類は「PDF書類のみ」「書類セットとPDF書類の両方」のいずれも選択できます。
3. [+PDF書類を追加]をクリックし、[書類名]を入力
次に、PDF書類の書類名を設定します。
実際に配付するPDFファイルのアップロードは、ここでは操作しません。
[+PDF書類を追加]をクリックすると、[書類名]の入力フォームが表示されます。
[書類名]を入力し、[合意の要否]を選択します。設定した内容は、あとから変更ができません。
PDF書類の書類名は、従業員への配付時に表示されます。(書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます)
さらにPDF書類を追加したい場合は、[+PDF書類を追加]をクリックします。
1つの依頼グループにつきPDF書類は5つまで追加できます。つまり、1人の従業員宛に5つのPDFファイルを配付できます。
依頼に使用する書類の設定を終えたら、[次へ]をクリックします。
4. メールフォーマットの選択
次に、依頼グループで使用する通知メールのフォーマットを選択し、[次へ]をクリックします。
詳しくは、【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 を参照してください。
5. 依頼グループ名の設定
次に、[依頼グループ名]を入力して[作成]をクリックすると、依頼グループの新規作成を完了します。
6. 依頼を送りたい従業員を選択し、[追加]をクリック
依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、[追加]をクリックすると、従業員が依頼グループに追加されます。
大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、[社員番号から従業員を一括で追加]を利用すると作業が軽減されます。
依頼グループ詳細画面からPDFファイルをアップロード
7. [書類のステータス]欄の[アップロード]をクリック
依頼グループに依頼対象従業員を追加したら、依頼グループ詳細画面で、配付するPDFファイルをアップロードします。
[アップロード]をクリックすると、従業員ごとの依頼詳細画面に移動します。
なお、[一括操作▼]をクリックすると、PDFファイルをまとめてアップロード・ダウンロードができます。
詳しくは、下記のヘルプページを参照してください。
8.[PDFファイルをアップロード]をクリック
従業員ごとの依頼詳細画面で、[PDFファイルをアップロード]をクリックすると、PDFファイルのアップロード画面が表示されます。
[PDFファイルのアップロード]画面で、「ファイルを選択」をクリック、もしくはPDFファイルをドラッグアンドドロップして、PDFファイルをアップロードします。
PDFファイルのアップロードが完了すると、アップロードしたファイル名が表示されます。
間違いがなければ、[アップロード]をクリックします。
9. アップロードしたPDFファイルを確認
依頼詳細画面で、アップロードしたPDFファイルの内容を確認します。
依頼グループ詳細画面に戻るには、画面上部のメニューから[依頼グループに戻る]をクリックしてください。
10. 依頼グループ詳細画面から依頼を送信
PDFファイルのアップロードが完了したら、依頼グループ詳細画面からを依頼をします。
依頼手順は、従業員へ文書配付をするの「7. 依頼する従業員を選択し、[依頼を一括送信]をクリック」以降を参照してください。