PDF書類の配付機能について

作成済みのPDFファイルを文書配付機能にアップロードして従業員に配付できます。

PDF書類でも合意の要否を設定できますが、就労条件通知、契約更新管理のオプション設定はできません。

PDF書類として配付できないPDFファイル

• ファイルサイズが5MBを超えるPDFファイル

• 暗号化されたPDFファイル

• 電子署名が付与されたPDFファイル

• テキスト・画像以外の情報(音声・動画・フォーム・注釈等)を含むPDFファイル

PDF書類の配付手順

1. ［ダッシュボード］ 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」をクリック

［ダッシュボード］ 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」をクリックし、依頼グループの新規作成をはじめます。

2. ［依頼グループの作成］画面で、［配付する書類］の［PDF書類］にチェック

最初に、［配付する書類］から［PDF書類］にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。

なお、配付する書類は「PDF書類のみ」「書類セットとPDF書類の両方」のいずれも選択できます。

3. ［＋PDF書類を追加］をクリックし、［書類名］を入力

次に、PDF書類の書類名を設定します。

実際に配付するPDFファイルのアップロードは、ここでは操作しません。

［＋PDF書類を追加］をクリックすると、［書類名］の入力フォームが表示されます。

［書類名］を入力し、［合意の要否］を選択します。設定した内容は、あとから変更ができません。

PDF書類の書類名は、従業員への配付時に表示されます。（書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます）

さらにPDF書類を追加したい場合は、［＋PDF書類を追加］をクリックします。

1つの依頼グループにつきPDF書類は5つまで追加できます。つまり、1人の従業員宛に5つのPDFファイルを配付できます。

依頼に使用する書類の設定を終えたら、［次へ］をクリックします。

4. メールフォーマットの選択

次に、依頼グループで使用する通知メールのフォーマットを選択し、［次へ］をクリックします。

詳しくは、【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 を参照してください。

5. 依頼グループ名の設定

次に、［依頼グループ名］を入力して［作成］をクリックすると、依頼グループの新規作成を完了します。

6. 依頼を送りたい従業員を選択し、［追加］をクリック

依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、［追加］をクリックすると、従業員が依頼グループに追加されます。

大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、［社員番号から従業員を一括で追加］を利用すると作業が軽減されます。

依頼グループ詳細画面からPDFファイルをアップロード

7. ［書類のステータス］欄の［アップロード］をクリック

依頼グループに依頼対象従業員を追加したら、依頼グループ詳細画面で、配付するPDFファイルをアップロードします。

［アップロード］をクリックすると、従業員ごとの依頼詳細画面に移動します。

なお、［一括操作▼］をクリックすると、PDFファイルをまとめてアップロード・ダウンロードができます。

詳しくは、下記のヘルプページを参照してください。

8.［PDFファイルをアップロード］をクリック

従業員ごとの依頼詳細画面で、［PDFファイルをアップロード］をクリックすると、PDFファイルのアップロード画面が表示されます。

［PDFファイルのアップロード］画面で、「ファイルを選択」をクリック、もしくはPDFファイルをドラッグアンドドロップして、PDFファイルをアップロードします。

PDFファイルのアップロードが完了すると、アップロードしたファイル名が表示されます。

間違いがなければ、［アップロード］をクリックします。

9. アップロードしたPDFファイルを確認

依頼詳細画面で、アップロードしたPDFファイルの内容を確認します。

依頼グループ詳細画面に戻るには、画面上部のメニューから［依頼グループに戻る］をクリックしてください。

10. 依頼グループ詳細画面から依頼を送信

PDFファイルのアップロードが完了したら、依頼グループ詳細画面からを依頼をします。

依頼手順は、従業員へ文書配付をするの「7. 依頼する従業員を選択し、［依頼を一括送信］をクリック」以降を参照してください。