契約更新管理とは、有期雇用契約における合意書類の契約期間を把握し、契約更新時期の見落としを防ぎ、必要な契約更新の依頼を作成する機能です。
初回の契約時にすること
1. 書類テンプレートを作成し、契約更新管理を設定する
契約更新管理に使用する 書類テンプレート を作成し、契約更新管理を有効化します。
2. 依頼先従業員の[雇用契約情報]をSmartHRの従業員情報に登録する
SmartHRの従業員情報で、[雇用契約情報]の項目グループの中にある、[契約種別]を「有期雇用」とし、[契約開始日]と[契約終了日]を登録しておきます。
ここでの操作をスキップし、従業員との合意後に[契約更新管理項目]を登録することも可能です。
3. 従業員に依頼を送信する
契約更新設定を有効にした書類テンプレートを使って、依頼を送信します。
4. 契約更新管理項目を確認、登録する
合意済み書類詳細画面で [契約更新管理項目]を確認します。
登録できていない場合は、[契約管理項目]を登録します。
契約更新時にすること
1. 契約更新管理一覧画面で契約期間までの残り日数を確認
文書配付メニューの[契約更新]から[契約更新管理]をクリックすると、[契約期限管理一覧]が表示され、契約終了日が近い契約を確認できます。
2. [契約更新グループ]を作成する
[契約更新グループ]に契約更新が必要な従業員を追加することで、まとめて更新処理ができます。