源泉徴収票を発行し、従業員に通知する方法を説明します。
給与計算ソフトから出力した、CSV形式またはPDF形式の源泉徴収票をアップロードしてSmartHRに登録します。
いずれの方法でも、PDF形式の源泉徴収票を配付できます。
CSVファイルをアップロードし、PDFファイルの源泉徴収票を従業員に配付する
CSV形式の源泉徴収票をアップロードし、PDFファイルに変換された源泉徴収票を従業員に配付します。
1. トップページの ［源泉徴収票］をクリック
トップページ左側にある［機能］から［源泉徴収票］をクリックします。
2. ［+発行する］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］をクリックすると、［源泉徴収票を発行する］画面が表示されます。
3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］をクリック
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。
［発行する］をクリックすると、源泉徴収票一覧画面が表示されます。
4. ［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］をクリックすると、CSVファイルのアップロードページが表示されます。
5. 取り込むCSVファイルを準備
CSVファイルは、下図のように1行目を項目名とし、2行目以降に各従業員の源泉徴収票情報を入力します。
［インポート］の下にある［サンプルのCSVファイルをダウンロード］をクリックすると、サンプルのCSVファイルをダウンロードできます。
項目名（カラム名）の一覧は、CSVファイルのインポート画面下部をご覧ください。
項目名（カラム名）一覧表の左端にある項番の列（A, B, Cなど）は、CSVファイルに記入する必要はありません。
各項目と源泉徴収票上の記載位置の紐付きを確認するためにお使いください。
各項目と源泉徴収票の記載位置の紐付きは、以下のPDFファイルで確認できます。
PDFファイルの内容は、CSVファイルのインポート画面内に「各項目と源泉徴収票の紐付きはこちらでご確認いただけます」の文字リンクからも確認できます。
6. ［ファイルを選択］をクリックし、CSVファイルを選択後、［インポート］をクリック
［ファイルを選択］をクリックし、アップロードするCSVファイルを選択します。
［インポート］をクリックすると、「源泉徴収票の取り込みを予約しました」のメッセージが表示され、バックグラウンド処理で取り込みが始まります。
7. CSVファイルが取り込まれたことを確認し、確定と通知を行なう
バックグラウンド処理の完了後、源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、［源泉徴収票を確定］をクリックすると、確定されます。
確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。
通知したい従業員にチェックを入れ、［まとめて通知］をクリックすると従業員に通知されます。
従業員に送られるメールの内容は、「メールフォーマット」で設定できます。
PDFファイルをアップロードし、従業員に配付する
ファイル名に社員番号を含めたPDF形式の源泉徴収票をアップロードし、社員番号が一致する従業員に配付します。
1. トップページの ［源泉徴収票］をクリック
トップページ左側にある［機能］から［源泉徴収票］をクリックします。
2. ［+発行する］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］をクリックすると、［源泉徴収票を発行する］画面が表示されます。
3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］をクリック
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。
［発行する］をクリックすると、源泉徴収票一覧画面が表示されます。
4. ［源泉徴収票を追加・更新］>［PDFを従業員と紐付ける］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］> ［PDFを従業員と紐付ける］をクリックすると、PDFファイルのアップロードページが表示されます。
5. 取り込むPDFファイルを準備
ファイル名は「社員番号@任意の文字列.pdf」のように、社員番号を含めてください。
社員番号が一致する従業員とPDFファイルが紐付けられます。
例えば、社員番号001の従業員の源泉徴収票は、「001@令和3年分源泉徴収票.pdf」のようなファイル名にしてください。
ファイル名が上記に沿っていない場合や、ファイル形式がpdfでない場合はエラーになり、アップロードできません。
6. PDFファイルを選択し、［紐付けた書類を確認する］をクリック
画面中央のスペースにPDFファイルをドラッグアンドドロップしてアップロードします。
画面中央のスペースをクリックし、PDFファイルを選択してもアップロードできます。
PDFファイルをアップロードすると、ステータス名と件数の下に詳細が表示されます。
ステータスが［保存完了］になっていることを確認し、［紐付けた書類を確認する］をクリックすると、源泉徴収票一覧画面に戻ります。
［氏名］欄にエラーが表示された場合は、内容を確認して、ファイルをアップロードし直してください。
7. PDFファイルを確認し、確定と通知を行なう
源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、［源泉徴収票を確定］をクリックすると、確定されます。
確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。
通知したい従業員にチェックを入れ、［まとめて通知］をクリックすると従業員に通知されます。
従業員に送られるメールの内容は、「メールフォーマット」で設定できます。