源泉徴収票を発行し、従業員に通知する方法を説明します。
給与計算ソフトから出力した、CSV形式またはPDF形式の源泉徴収票をアップロードしてSmartHRに登録します。
いずれの方法でも、PDF形式の源泉徴収票を配付できます。
CSVファイルをアップロードし、PDFファイルの源泉徴収票を従業員に配付する
CSV形式の源泉徴収票をアップロードし、PDFファイルに変換された源泉徴収票を従業員に配付します。
1. トップページの ［源泉徴収票］をクリック
トップページ左側にある［機能］から［源泉徴収票］をクリックします。
2. ［+発行する］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］をクリックすると、［源泉徴収票を発行する］画面が表示されます。
3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］をクリック
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。
［発行する］をクリックすると、源泉徴収票一覧画面が表示されます。
4. ［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］をクリックすると、CSVファイルのアップロードページが表示されます。
5. 取り込むCSVファイルを準備
［インポート］の下にある［サンプルのCSVファイルをダウンロード］をクリックすると、サンプルのCSVファイルをダウンロードできます。
CSVファイルは、下図のように1行目を項目名とし、2行目以降に各従業員の源泉徴収票情報を入力します。
項目名は、必ず入力してください。
項目名（カラム名）の一覧は、CSVファイルのインポート画面下部を参照してください。
各項目と源泉徴収票の記載位置の紐付きは、以下のPDFファイルで確認できます。
PDFファイルの内容は、CSVファイルのインポート画面内にある「各項目と源泉徴収票の紐付きはこちらでご確認いただけます」の文字リンクからも確認できます。
6. ［ファイルを選択］をクリックし、CSVファイルを選択後、［インポート］をクリック
［ファイルを選択］をクリックし、アップロードするCSVファイルを選択します。
［インポート］をクリックすると、「源泉徴収票の取り込みを予約しました」のメッセージが表示され、バックグラウンド処理で取り込みが始まります。
7. CSVファイルが取り込まれたことを確認し、確定と通知を行なう
バックグラウンド処理の完了後、源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、［源泉徴収票を確定］をクリックすると、確定されます。
確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。
通知したい従業員にチェックを入れ、［まとめて通知］をクリックすると従業員に通知されます。
従業員に送られるメールの内容は、「メールフォーマット」で設定できます。
PDFファイルをアップロードし、従業員に配付する
ファイル名に社員番号を含めたPDF形式の源泉徴収票をアップロードし、社員番号が一致する従業員に配付します。
1. トップページの ［源泉徴収票］をクリック
トップページ左側にある［機能］から［源泉徴収票］をクリックします。
2. ［+発行する］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］をクリックすると、［源泉徴収票を発行する］画面が表示されます。
3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］をクリック
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。
［発行する］をクリックすると、源泉徴収票一覧画面が表示されます。
4. ［源泉徴収票を追加・更新］>［PDFを従業員と紐付ける］をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］> ［PDFを従業員と紐付ける］をクリックすると、PDFファイルのアップロードページが表示されます。
5. 取り込むPDFファイルを準備
ファイル名は「社員番号@任意の文字列.pdf」のように、社員番号を含めてください。
社員番号が一致する従業員とPDFファイルが紐付けられます。
例えば、社員番号001の従業員の源泉徴収票は、「001@令和3年分源泉徴収票.pdf」のようなファイル名にしてください。
ファイル名が上記に沿っていない場合や、ファイル形式がpdfでない場合はエラーになり、アップロードできません。
6. PDFファイルを選択し、［紐付けた書類を確認する］をクリック
画面中央のスペースにPDFファイルをドラッグアンドドロップしてアップロードします。
画面中央のスペースをクリックし、PDFファイルを選択してもアップロードできます。
PDFファイルをアップロードすると、ステータス名と件数の下に詳細が表示されます。
ステータスが［保存完了］になっていることを確認し、［紐付けた書類を確認する］をクリックすると、源泉徴収票一覧画面に戻ります。
［氏名］欄にエラーが表示された場合は、内容を確認して、ファイルをアップロードし直してください。
7. PDFファイルを確認し、確定と通知を行なう
源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、［源泉徴収票を確定］をクリックすると、確定されます。
確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。
通知したい従業員にチェックを入れ、［まとめて通知］をクリックすると従業員に通知されます。
従業員に送られるメールの内容は、「メールフォーマット」で設定できます。