[カスタムダウンロードフォーマット]画面で、従業員リストをダウンロードする際に指定するフォーマットを、カスタマイズして登録、管理できます。
登録したフォーマットを利用して、外部システムへの取り込みに適したファイルを、CSV形式またはExcel形式(.xlsx)でダウンロードできます。
[カスタムダウンロードフォーマット]画面に移動する
[従業員リスト]から移動する
[従業員リスト]>[ダウンロード]をクリックすると、[従業員情報のダウンロード]ダイアログが表示されます。
[カスタムダウンロードフォーマット]タブをクリックし[カスタムダウンロードフォーマット]のリンクをクリックすると、[カスタムダウンロードフォーマット]画面が表示されます。
[共通設定]から移動する
画面右上の[アカウント名▼]>[共通設定]をクリックします。
画面左のリストにある[外部システム連携]>[カスタムダウンロードフォーマット]をクリックすると、[カスタムダウンロードフォーマット]画面が表示されます。
カスタムダウンロードフォーマットを追加する
1. ダウンロードフォーマットを追加する
[+ダウンロードフォーマットを追加]をクリックすると、[ダウンロードフォーマットの追加]ダイアログが表示されます。
[カスタムダウンロードフォーマット名]を入力し、[ダウンロード対象範囲]を指定します([ダウンロード対象範囲]はあとから変更できません)。
[登録]をクリックすると、カスタムダウンロードフォーマットの詳細画面が表示されます。
2. ダウンロード設定を編集する
[ダウンロード設定を編集]をクリックすると、[ダウンロード設定の編集]ダイアログが表示されます。
[ダウンロード対象の従業員]、[ファイル形式]、[エンコード]を指定し、[更新]をクリックします。
[ダウンロード対象の従業員]にはカスタムリストを指定できます。
カスタムリストの作成方法は、フィルター機能を使って、条件に合致する従業員リストを表示させるをご覧ください。
3. ダウンロード項目を追加する
連携先システムの項目名と、紐付けたいSmartHRの従業員項目を追加します。
1つずつ項目を追加する方法と、複数の項目を一括で追加する方法があります。
ダウンロード項目を1つずつ追加する
[ダウンロード項目の追加]>[項目を追加]をクリックすると、[ダウンロード項目の追加]ダイアログが表示されます。
[連携先項目名]には連携先システムの項目名を入力します。
連携先システムにSmartHRの従業員項目を取り込みたい場合は、[項目値]に[従業員項目を参照する]を指定し、[SmartHRの項目]を検索して指定し、[登録]をクリックします。
[SmartHRの項目]のうち一部の項目は、結合・分割してダウンロードできます。
結合・分割できる項目の一覧と、結合・分割をする方法は、以下のページを参照ください。
[SmartHRの項目]のうち一部の項目は、出力形式を変更してダウンロードできます。
出力形式を変更できる[SmartHRの項目]を選択すると[出力形式]が表示されるので、半角カナや日付形式などを指定してください。
出力形式を変更できる項目の一覧は、以下のページを参照ください。
SmartHRに存在しない項目を出力したい場合は、[項目値]に[参照しない]を指定し、[登録]をクリックします。
[固定値]に登録した値が、ダウンロードしたファイルの該当列に表示されます。
[固定値]は100文字以内で登録してください。
文字種の制限はないため、漢字・カナなども登録できます。
[固定値]を入力せずに登録した場合、該当列は空白になります。
ダウンロード項目を一括追加する
以下のページを参考に、ダウンロード項目一括追加用のCSVファイルを作成します。
カスタムダウンロードフォーマットのダウンロード項目一括追加用のCSVファイルの書き方は?
[項目を一括追加(CSV)]をクリックすると、[ダウンロード項目の一括追加(CSVファイルの取り込み)]ダイアログが表示されます。
[3.ファイルのアップロード]の[ファイルを選択]をクリックして、作成したCSVファイルを指定します。
[一括登録]をクリックすると、バックグラウンド処理が開始され、処理が終了すると、ダウンロード項目が一括登録されます。
ダウンロード項目が1つも登録されていない場合のみ、一括追加できます。
ダウンロードフォーマット名を編集する
編集したいカスタムダウンロードフォーマットの[ダウンロードフォーマットの操作]>[ダウンロードフォーマット名を編集]をクリックします。
[カスタムダウンロードフォーマット名]を編集し、[更新]をクリックします。
ダウンロードフォーマットを削除する
編集したいカスタムダウンロードフォーマットの[ダウンロードフォーマットの操作]>[ダウンロードフォーマットを削除]をクリックします。
[削除]をクリックすると、カスタムダウンロードフォーマットが削除されます。