従業員情報としてSmartHRで保持している従業員項目以外の従業員ごとのデータを、CSVファイルを使って一括挿入するためのテンプレート変数を、「CSV挿入用テンプレート変数」と言います。
CSV挿入用テンプレート変数の使い方は、大きく分けて2つのステップになります。
- 書類に挿入したい項目を、テンプレート変数として文書配付機能に登録する
- 依頼グループに対して、CSVファイルを一括挿入する
CSV挿入用テンプレート変数を登録する
1. [CSV挿入用テンプレート変数] 画面から、CSV挿入用テンプレートを登録
文書配付メニューから [設定] をクリックし、プルダウンリストにある [CSV挿入用テンプレート変数] をクリックすると、[CSV挿入用テンプレート変数] 画面へ移動します。
[＋テンプレート変数を登録] をクリックして、CSV挿入用テンプレート変数を登録します。
2. 書類テンプレートにCSV挿入用テンプレート変数を挿入する
書類テンプレート編集時にCSV挿入用テンプレート変数を挿入するには、従来のテンプレート変数と同様に、ツールバーの [SmartHRのデータを挿入する] アイコンから利用します。
挿入箇所にカーソルを移動し、ツールバーの [SmartHRのデータを挿入する] アイコンをクリックすると、テンプレート変数の項目が表示されます。
従業員、会社、依頼日、署名日、の順にカーソルを下まで動かすと [CSV挿入用テンプレート変数 > ] があります。
[CSV挿入用テンプレート変数 > ] をクリックすると、登録済みのCSV挿入用テンプレート変数のラベル名が表示されます。
依頼グループに対してCSVファイルを挿入する
CSV挿入用テンプレート変数の一括挿入は、依頼グループごとに行ないます。
1. [依頼グループ] 画面から、[CSV挿入用テンプレート変数の一括挿入] をクリック
依頼グループに従業員を追加すると、依頼に使用する書類にCSV挿入用テンプレート変数が使われている場合、依頼グループの従業員リストの上部に「使用されている書類にはCSV挿入用テンプレート変数の一括挿入ができます。」と表示されます。
また、従業員ごとにCSV挿入用テンプレート変数で挿入するデータが挿入済みかどうかは、 [書類のステータス] で確認できます。書類ステータスで「以下の書類のCSV挿入用テンプレート変数が登録されていません。」というメッセージが表示されていると、従業員に対して依頼を送信できません。
「使用されている書類にはCSV挿入用テンプレート変数の一括挿入ができます。」のテキストリンクをクリックすると、[CSV挿入用テンプレート変数の一括挿入] 画面に移動します。
依頼グループ画面の操作メニュー […] からもCSV挿入用テンプレート変数の一括挿入の操作ができます。
2. [CSV挿入用テンプレート変数の一括挿入] 画面で、一括挿入用のCSVファイルを作成する
一括挿入用のCSVファイルを文書配付機能内で作成します。
[1. 一括挿入用のCSVファイルの作成] の [CSVファイルの作成] をクリックすると、CSVファイルの作成がはじまり、[実行履歴] に [CSVファイルの作成] が追加されます。
CSVファイルの作成中は、[実行履歴] のステータスが [実行中] になっています。
しばらく時間をおいて、画面をリロード（ブラウザの更新ボタンを使ってください）すると、ステータスが [完了] になります。
[実行履歴] のステータスが [完了] になったら、「CSVファイルの作成が完了しました。テンプレートファイルをダウンロードできます。」のテキストリンクから、CSVファイルをダウンロードします。
3. ダウンロードしたCSVファイルを編集する
ダウンロードしたCSVファイルを、Microsoft Excel などを使って編集します。
CSVファイルのカラムのタイトルに、書類に使われているCSV挿入用テンプレート変数が入力されているので、従業員ごとのデータを追加、保存してください。
CSV挿入用テンプレート変数と項目名の対応は、[CSV挿入用テンプレート変数の一括挿入] 画面で、書類ごとに記載してあります。
4. CSVファイルの一括挿入
一括挿入するデータを入力、編集したCSVファイルを選択し、 [一括挿入] をクリックすると、一括挿入ががはじまり、[実行履歴] に [一括挿入] が追加されます。
依頼グループから、依頼を送る
[依頼グループ] 画面で、従業員を選択して [まとめて依頼する] をクリック
[依頼グループ] 画面に戻り、依頼先従業員を選択します。
従業員リストの [書類] 欄の書類名をクリックすると、テンプレート変数で挿入した従業員ごとの項目が反映された書面を確認できます。
チェックボックスにチェックを入れ [まとめて依頼する] をクリックすると、従業員ごとの書類が作成され、従業員に送信されます。
