「従業員サーベイ」とは
「従業員サーベイ」とは、SmartHRに登録している従業員を対象にアンケート調査を実施する機能です。
アンケートフォームの作成、従業員への配信、回答結果の分析までをひと通り、時間をかけずに行うことができるので、サーベイに基づいてアクションプランを練ることに集中する助けとなります。
はじめて「従業員サーベイ」を利用する時には、権限の設定が必要です。
従業員サーベイ機能では、従業員サーベイ主担当者が労務担当者とは限らないことを考慮し、利用開始時にサーベイ機能管理権限をいずれのアカウントにも付与していません。
詳しくは、以下の記事をご参照ください。
従業員サーベイ機能は大きく分けて4つのステップがあります。
- アンケートフォームの作成
- 対象従業員の設定
- 従業員の回答を閲覧
- サーベイの分析
このページでは、従業員サーベイ機能の基本的な使い方を順を追って説明します。
1. アンケートフォームの作成
1. 機能から［従業員サーベイ］を選択
トップページ左側の［機能］欄にある［従業員サーベイ］をクリックし、従業員サーベイ管理画面に移動します。
2. ［ホーム］の［サーベイを作成］をクリック
［サーベイを作成］をクリックすると、［サーベイの新規作成］ダイアログが表示されます。
3. 必要な情報を入力し、［保存］をクリック
タイトル、回答結果の扱い方、回答期限、説明を設定します。
タイトルや説明は従業員が回答するフォーム、従業員に配信されるメールの件名と本文に挿入されます。
4. 質問を追加し、［保存］をクリック
［+質問を追加］をクリックして、質問を追加していきます。
すべての質問を入力し終えたら、［保存］をクリックすると、アンケートフォームが保存されます。
サーベイで使用できる質問タイプ
以下の5種類が使用できます。
- N段階評価（複数選択不可）
- ラジオボタン（複数選択不可）
- チェックボックス（複数選択可）
- 自由記述
- NPS®
※ネット・プロモーター、ネット・プロモーター・システム、NPS、そして NPS 関連で使用されている顔文字は、ベイン・アンド・カンパニー、フレッド・ライクヘルド、サトメトリックス・システムズの登録商標又はサービスマークです。
アンケートフォーム作成の詳細は、以下の記事をご参照ください。
従業員サーベイ機能には、独自の質問でアンケートフォームを作成する「オリジナルサーベイ」のほかに、あらかじめ目的に合わせて設計されている「プリセットサーベイ」があります。
プリセットサーベイについては、下記のページをご覧ください。
2. サーベイ対象にする従業員を選択する
1. ［対象従業員］画面で、［追加］をクリック
［対象従業員］をクリックして画面を切り替え、［追加］をクリックすると、［対象従業員追加］ダイアログが表示されます。
2. サーベイ対象にしたい従業員にチェックをつけ、［追加］をクリック
［対象従業員追加］ダイアログでは、SmartHRに登録されている従業員を、フリーワード、在籍状況、雇用形態、入社日で検索できます。
サーベイ対象の従業員にチェックをつけ、［追加］をクリックします。
退職者に対してサーベイを配信できますか？
現在、SmartHR上で在籍状況が退職済のユーザーでも、退職から1カ月程度はサーベイの配信が可能です。
ただし、退職者に対する連絡・案内等の送付を目的とした個人情報利用の同意を得ている必要があるので、個人情報に関する取り扱いの合意規定に沿ってご利用ください。
3. ［回答依頼］の内容を入力し、［送信］をクリック
［回答依頼］をクリックし、サーベイへの回答依頼メールの設定をします。
- 件名：プリセットで［「{サーベイ名}」 回答のお願い］と入力されています。適宜、変更してください。
- 内容：メールの冒頭に挿入され、その下にサーベイのURLと回答期限が記載されます。
設定が完了したら、 ［送信］をクリックします。
［件名］と［内容］を一時的に保存するには、［保存］をクリックします。
依頼メールの送信はバックグラウンド処理で実行され、送信が完了すると、［送信］の下に［回答依頼履歴］が表示され、依頼履歴を確認できます。
3. 従業員の回答を閲覧
従業員がメールに記載されたURL、もしくはSmartHRの通知欄から回答する
従業員に配信されるメールには、回答用のURLが記載されています。
このURLは、従業員ごとに個別に発行される、推測できないものとなっており、SmartHRにログインせずに回答することが可能です。
この他に、
- SmartHRの右上の通知欄
- 従業員サーベイにアクセスした際に、自分が回答しなければならないアンケートを確認
から、アンケートページを表示することもできます。
従業員が回答次第、［結果］から回答結果が閲覧できる
アンケートの回答が開始されると、随時集計が行われます。
［結果］をクリックすると、その時点での回答結果を閲覧できます。
回答内容は、依頼数、完了数、未完了数、完了率のサマリー、質問ごとの集計グラフで表示されます。
集計には、部署や雇用形態などのフィルターも適用できます。
4. サーベイを分析する
複数のサーベイを横断して多角的な分析ができる
分析機能を使うと、複数のサーベイを対象に分析したい従業員やサーベイの設問に沿った分析ができます。
詳細は、以下の記事をご参照ください。