「従業員サーベイ」とは
「従業員サーベイ」とは、SmartHRに登録している従業員を対象にアンケート調査を実施する機能です。
アンケートフォームの作成、従業員への配信、回答結果の分析までをひと通り、時間をかけずに行うことができるので、サーベイに基づいてアクションプランを練ることに集中する助けとなります。
従業員サーベイ機能は大きく分けて4つのステップがあります。
- アンケートフォームの作成
- 対象従業員の設定
- 従業員による回答
- 回答結果の閲覧・分析
このページでは、従業員サーベイ機能の基本的な使い方を順を追って説明します。
1. アンケートフォームの作成
1. 機能から[従業員サーベイ]を選択
トップページ左側の [機能] 欄にある [従業員サーベイ] をクリックし、従業員サーベイ管理画面に移動します。
2. [ホーム]の[サーベイを作成]をクリック
[サーベイを作成] をクリックすると、サーベイの新規作成フォームが表示されます。
3. 必要な情報を入力し、[保存]をクリック
タイトル、回答結果の扱い方、回答期限、説明を設定します。
タイトルや説明は従業員が回答するフォーム、従業員に配信されるメールの件名と本文に挿入されます。
4. 質問を追加し、[保存]をクリック
[+質問を追加] をクリックして、質問を追加していきます。
すべての質問を入力し終えたら、 [保存] をクリックすると、アンケートフォームが保存されます。
質問タイプは4種類
- N段階評価（複数選択不可）
- ラジオボタン（複数選択不可）
- チェックボックス（複数選択可）
- 自由記述
アンケートフォーム作成の詳細は、以下の記事をご参照ください。
2. サーベイ対象にする従業員を選択する
1. [対象従業員]画面で、[+追加]をクリック
[対象従業員] をクリックして画面を切り替え、 [+追加] をクリックすると、 [対象従業員追加] 画面が表示されます。
2. サーベイ対象にしたい従業員にチェックをつけ、[+追加]をクリック
[対象従業員追加] 画面では、SmartHRに登録されている従業員を、フリーワード、在籍状況、雇用形態、入社日で検索できます。
サーベイ対象の従業員にチェックをつけ、 [追加] をクリックします。
退職者に対してサーベイを配信できますか？
現在、SmartHR上で在籍状況が退職済のユーザーでも、退職から1カ月程度はサーベイの配信が可能です。
ただし、退職者に対する連絡・案内等の送付を目的とした個人情報利用の同意を得ている必要があるので、個人情報に関する取り扱いの合意規定に沿ってご利用ください。
3. [回答依頼]の内容を入力し、[送信]をクリック
[回答依頼] をクリックし、サーベイへの回答依頼メールの設定をします。
件名は、プリセットで［「{サーベイ名}」 回答のお願い］と入力されています。適宜、変更をしてください。
内容は、メールの冒頭に挿入され、その下にサーベイのURLと回答期限が記載されます。
設定が完了したら、 [送信] をクリック。
依頼メールの送信はバックグラウンド処理で実行され、送信が完了すると、 [送信] の下に [回答依頼履歴] が表示され、依頼履歴を確認できます。
3. 従業員による回答
従業員がメールに記載されたURL、もしくはSmartHRの通知欄から回答する
従業員に配信されるメールには、回答用のURLが記載されています。
このURLは、従業員ごとに個別に発行される、推測できないものとなっており、SmartHRにログインせずに回答することが可能です。
この他に、
- SmartHRの右上の通知欄
- 従業員サーベイにアクセスした際に、自分が回答しなければならないアンケートを確認
から、アンケートページを表示することもできます。
4. 回答結果を確認する
従業員が回答次第、[結果]から回答結果が閲覧できる
アンケートの回答が開始されると、随時集計が行われます。
[結果] をクリックすると、その時点での回答結果を閲覧できます。
回答内容は、依頼数、完了数、未完了数、完了率のサマリー、質問ごとの集計グラフで表示されます。
集計には、部署や雇用形態などのフィルターも適用できます。