文書配付機能の合意済みもしくは確認済みの書類を破棄する場合、管理者はまず破棄依頼をします。破棄依頼に対する従業員の同意を取ったうえで、書類の破棄を実行できます。

書類の破棄を依頼する

1. 破棄したい書類を選んで［書類の破棄］を押す

合意・確認済みの書類から破棄したい書類を選んで、画面右下にある［書類の破棄］を押すと、破棄を依頼する画面が表示されます。

2. コメントを入力して［依頼］を押す

従業員へ向けたコメントを入力し、［依頼］を押すと、破棄依頼が送信されます。

書類画面の上部に［書類の破棄を依頼中です］の注意書きが表示されます。

従業員が破棄依頼に合意した場合

1. ［破棄の実行待ちの書類］を押す

従業員が破棄依頼に合意すると、［ダッシュボード］にある［確認が必要な書類があります。下記より詳細を確認してください。］のパネルに、［破棄の実行待ちの書類］のリンクが表示されます。

［破棄の実行待ちの書類］を押すと、［確認が必要な書類］画面へ移動します。

2. 書類の詳細画面へ移動

［破棄実行待ち］タブに、破棄依頼が承諾された書類が表示され、［書類］欄にある書類名を押すと、詳細画面へ移動できます。

3. ［破棄を実行］を押す

書類の画面右下にある［破棄を実行］を押すと、確認画面が表示されます。

4. ［破棄］を押す

確認画面に表示された［破棄］を押すと、書類が破棄されます。

「書類に関する情報」欄に破棄された記録が残ります。破棄済みの書類はダウンロードできません。

また、合意が必要な書類には［破棄済］のマークが表示されます。

従業員が依頼を差し戻した場合

1. ［破棄依頼が差し戻しされた書類］を押す

従業員が破棄依頼を差し戻した場合、［ダッシュボード］にある［確認が必要な書類があります。下記より詳細を確認してください。］のパネルに、［破棄依頼が差し戻しされた書類］のリンクが表示されます。

［破棄依頼が差し戻しされた書類］を押すと、［確認が必要な書類］画面へ移動します。

2. 書類の詳細画面へ移動

［破棄依頼差し戻し］タブに、破棄依頼が拒否された書類が表示され、［書類］欄にある書類名を押すと、詳細画面へ移動して従業員からのコメントを確認できます。

3. 差し戻しコメントを確認し、破棄依頼を再送するか破棄依頼を取り消す

画面右側の［差し戻しコメント］にある従業員からのコメントを確認し、画面右下にある［破棄依頼の再送］を押して依頼を再送、または［破棄依頼を取り消す］を押して依頼を取り消してください。

破棄依頼を取り消す場合

1. ［破棄依頼を取り消す］を押す

書類の詳細画面右下にある［破棄依頼を取り消す］を押すと、確認画面が表示されます。

2. ［取り消す］を押す

確認画面に表示された［取り消す］を押すと、破棄依頼が取り消されます。

破棄依頼を取り消すと、従業員に通知が送られます。

従業員のダッシュボードから、破棄依頼のパネル表示や差し戻しのステータス表示はなくなります。