通知用メールフォーマットを作成・編集する
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- 管理者・担当者向け
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文書配付機能の、依頼送信時・依頼再送信時・依頼完了時に従業員が受け取る通知メールのフォーマットを作成・編集する手順を説明します。
メールフォーマットは複数登録でき、書類セットや依頼グループごとに、使用するメールフォーマットを選択できます。
目次
メールフォーマットを選択できる通知メール
フォーマットをカスタマイズできるのは、以下の時点で従業員が受け取る通知メールの件名と本文です。
- 依頼送信時
- 依頼再送信時
- 依頼完了時
その他の通知メールはシステム標準のフォーマットで送信され、カスタマイズはできません。
メールフォーマットを作成する
新しいメールフォーマットを作成する手順を説明します。
1. メールフォーマット一覧画面を開く
文書配付メニューの［設定］>［メールフォーマット］を押してメールフォーマット一覧画面を開きます。
2. ［＋メールフォーマットの作成］を押す
［＋メールフォーマットの作成］を押すと、メールフォーマットの作成画面に移動します。
3. 必須項目を入力・選択して［作成］を押す
［配信用途］を選択し、［メールフォーマット名］［メール件名］［本文］を入力します。
配信用途を選択すると、［メール件名］［本文］にシステム標準のメールフォーマットの内容が自動反映されます。
メールフォーマット名は、メールフォーマット一覧や、書類セット作成画面などでメールフォーマットの選択肢として表示される管理用の名称です。従業員には表示されません。
［作成］を押すとメールフォーマットの作成が完了し、メールフォーマット一覧画面に戻ります。
メールフォーマットを編集する
標準メールフォーマットを含む、登録済みのメールフォーマットを編集する手順を説明します。
1. メールフォーマット一覧画面を開く
文書配付メニューの［設定］>［メールフォーマット］を押してメールフォーマット一覧画面を開きます。
2. 編集したいメールフォーマットの［フォーマット名］を押す
メールフォーマット一覧画面で編集したいメールフォーマットの［フォーマット名］を押すと、メールフォーマット編集画面に移動します。
3. 編集して［更新］を押す
必要な箇所を編集して［更新］を押すと、メールフォーマットが更新され、メールフォーマット一覧画面に戻ります。