従業員情報のファイル添付項目に対して、画像ファイル等を一括でアップロードできる「ファイル一括アップロード」の使い方を説明します。

1. [オプション機能] > [ファイル一括アップロード] をクリック

トップページ左にある [オプション機能] 項目の [ファイル一括アップロード] をクリックしてください。

2. アップロードするファイルを選択する

画面の中央にある [登録する項目を選択してください] をクリックし、プルダウンリストを開いてください。

一括アップロードを行うファイル項目を選択し、プルダウンリストの下にある [一括登録をはじめる] ボタンをクリックしてください。

3. [アップロード] 画面を開く

 [一括登録をはじめる] ボタンをクリックすると、[アップロード] 画面が表示されます。

4. アップロードするファイルを準備する

[ファイルをアップロード] 見出し下のメッセージを参考に、 アップロードするファイルの名前を {社員番号} + @ {半角アットマーク} + {任意のワード} に変更してください。

例えば、社員番号が「0102」の従業員用のファイルをアップロードする場合、ファイル名は「0102@{任意のワード}」となります。

SmartHR上の社員番号と、ファイル名の社員番号が一致しているかどうかを判断し、従業員とファイルの紐付けが行われます。

5. ファイルを登録する先の項目を選ぶ

準備が完了したら、 [ここにドラッグ＆ドロップ または ここをクリック] のフィールドに用意したファイルをドラッグ＆ドロップします。

またはフィールドをクリックし、ファイルを選択してアップロードを行なってください。

6. アップロードの完了を確認する

ファイルをアップロードすると、画面下に [アップロードされたファイル] という項目が現れます。

ステータスが [紐付け完了] と表示された場合、従業員とアップロードしたファイルの紐付けが成功しています。

ステータスが [エラー] と表示された場合、 [メッセージ] 項目にエラーの原因が表示されます。

もしエラーが表示された場合は、 [メッセージ] 項目を参考にファイルの名前を付け直すなどして、もう一度アップロードを行なってください。

7. [アップロードしたファイルを確認する] をクリック

全てのファイルが [紐付け完了] ステータスになったら、画面下部にある [アップロードしたファイルを確認する] ボタンをクリックしてください。

[アップロードしたファイルを確認する] ボタンをクリックすると、 [確認] ステップの画面に遷移します。

8. アップロードしたファイルを確認する

[確認] ステップでは、アップロードしたファイルに対応する従業員情報を確認します。

ファイルと紐付けられた従業員の情報が一致していたら、画面下部にある [従業員情報に登録する] をクリックし、従業員情報への反映を行ってください。

※ このボタンを実行しない限りは従業員情報へ登録されません。

間違ったファイルを従業員に紐付けてしまった場合は？

間違ったファイルを従業員に紐付けてしまった場合は、一度アップロードしたファイルを削除し、もう一度ファイルを追加する必要があります。

お手数ですが、「8. アップロードしたファイルを確認する」の手順で表示される [確認] 画面にて、削除したいファイル横にあるボックスにチェックを入れ、[選択中のファイルを削除] をクリックしてください。

ファイルの削除が完了したら、右上にある [ファイルを追加する] ボタンをクリックし、新しくファイルを登録します。