年末調整機能で届く通知（メール）は従業員宛てと管理者宛てにわけられ、一部の通知内容は編集できます。
当ページでは、それぞれに送られる通知の内容と、通知内容の編集方法を案内します。
従業員宛て
| 名称 | 通知タイミング | 送信設定 | 件名 | メール内容 |
| ①依頼メール | 担当者が従業員に依頼をしたとき | 可 | 年末調整の依頼が届きました |
編集可能
|
| ②確定通知メール | 担当者が従業員の提出した年末調整を [確定] したとき | 可 | 年末調整の提出内容が確定されました | |
| ③依頼再通知メール | 従業員に依頼の再通知をしたとき | 可 | 【再通知】年末調整の依頼が届きました | |
| ④差戻しメール | 担当者が依頼のステータスを [修正依頼中] にしたとき | - | 年末調整が差戻されました | 差戻しコメントが反映されます |
通知の編集方法
依頼一覧の画面上部にある […]メニューから [メールフォーマットを設定] をクリックすると、メールフォーマットの設定画面が表示されます。
メールフォーマットの設定画面はタブで表示を切り替えられ、メールの内容は件名・本文・フッターが編集できます。
①依頼メール
| 件名 | 年末調整の依頼が届きました | [会社名] |
| 本文 |
[従業員メールアドレス]様 [会社名]より年末調整の依頼が届きました。 |
[依頼] を行なうと上記のメールが送信され、従業員側SmartHRのトップページには赤丸が表示された [年末調整の手続き] ボタンが表示されます。
依頼の手順は下記のヘルプページをご覧ください。
②確定通知メール
| 件名 | 年末調整の提出内容が確定されました | [会社名] |
| 本文 | [従業員メールアドレス]様 ご提出いただきました、[会社名]の年末調整書類を確定しました。 ご対応ありがとうございました。 https://〜.smarthr.jp/ |
担当者が年末調整の確認を終え、[まとめて確定する] をクリックし、ステータスが [確定] になると従業員へ通知されます。
確定の手順は下記ヘルプページの「年末調整を確定させる」をご覧ください。
送信設定の手順は下記ヘルプページをご覧ください。
依頼グループ作成後、送信設定を変更する場合の手順は、下記ヘルプページをご覧ください。
③再通知メール
| 件名 | 【再通知】年末調整の依頼が届きました| [会社名] |
| 本文 | [従業員メールアドレス]様 [会社名]より年末調整の依頼が届きました。 下記のURL をクリックして SmartHR にアクセスいただき、画面に従って入力をお願いします。 （スマートフォンからの入力も可能です。） https://〜.smarthr.jp/ |
依頼の再通知は、再通知基準日を設定して自動で該当者に一括通知する方法と、担当者が任意のタイミングで個別に通知する方法があります。
自動
一括通知は、依頼グループごとに設定できます。
手順は下記ヘルプページをご覧ください。
依頼グループ作成後に設定を変更する場合は、依頼一覧画面の […]メニューから [再通知・締切設定]をクリックして変更してください。
個別
個々の従業員に、任意のタイミングで再通知する方法は下記のヘルプページをご覧ください。
④差戻しメール
| 件名 | 年末調整が差戻されました | [会社名] |
| 本文 | [従業員メールアドレス]様 年末調整が差戻されました [差戻し理由] https://〜.smarthr.jp/ |
差戻しコメントが本文の [差戻し理由] に表示されます。
差戻し手順の詳細は下記ヘルプページの「従業員に修正を依頼する」をご覧ください。
管理者宛て
| 名称 | 通知タイミング | 送信設定 | 件名 | メール内容 |
| 提出メール | 従業員が年末調整を提出し、[回答済み] になったとき | 可 | 年末調整が提出されました | 編集不可 |
| 従業員が年末調整を再提出し、[再回答] になったとき |
送信設定の手順は下記ヘルプページをご覧ください。
提出メール
| 件名 | 年末調整が提出されました| [会社名] |
| 本文 | [管理者メールアドレス]様 社員番号:[従業員番号] [従業員名]さんの年末調整が提出されました https://〜.smarthr.jp/ |
従業員が年末調整を提出し、依頼ステータスが [回答済み] [再回答] になると通知されます。