契約更新管理とは、有期雇用契約における合意書類の契約期間を把握し、契約更新時期の見落としを防ぎ、必要な契約更新の依頼を作成する機能です。
1. 契約更新グループに追加する
文書配布メニューの [契約更新] から [契約更新管理] をクリックして 契約期限管理一覧 画面を表示します。
[件名]のリンクをクリックして、期限が迫っている合意済みの契約の一覧を表示します。
契約更新が必要な契約を選択し、 [契約更新グループに登録する]をクリックすると、契約更新グループの追加パネルが表示されます。
グループ名を選んで[登録する]をクリックすると、 契約更新グループに追加されます。
契約更新グループは、上記画面で表示されたパネル上でそのまま新規作成し、選択することもできます。
また、契約更新グループ 画面にある[+新しく契約更新グループを作成する]からの新規作成も可能です。
2.[雇用契約情報]を更新する
更新処理をするには、まず従業員の雇用契約情報を更新する必要があります。
従業員情報の雇用契約情報の登録内容が更新されていない場合、契約更新グループ 画面の[新:契約期間]の列に [変更されていません]と表示されます。
[変更されていません]をクリックして、従業員情報 画面の[雇用契約情報]項目へ移動し、従業員項目を更新します。
雇用契約情報を更新すると、契約更新グループ 画面の[新:契約期間]に情報が反映されます。
[詳細]をクリックすると表示される、従業員ごとの契約更新の詳細 画面でも、契約情報を確認できます。
3. 契約更新をする契約を選択し、[内容確定する]をクリック
契約更新グループ詳細 画面で、[新:契約期間]の情報が正しいことを確認したら、表の左側にあるチェックボックスにチェックを入れ、[内容確定する]をクリックします。
[内容確定]タブに移動すると、ステータスを変更した契約を確認できます。
4.[契約更新の依頼を作成する]をクリック
契約更新グループ詳細 画面の[内容確定]タブをクリックし画面を切り替えます。
表の左側にあるチェックボックスにチェックを入れて[契約更新の依頼を作成する]をクリックすると、書類セットの選択パネルが表示されます。
書類セットを選んで、[依頼を作成する]をクリックすると、依頼グループ詳細 画面へ移動して、通常と同じ手順で従業員に依頼を送信できます。
依頼グループ名は書類セットの名前が使用されます。
必要に応じて、依頼グループ詳細画面のメニューから変更してください。
契約更新グループ内のステータスの意味
ステータス | 説明 |
未確定 |
新しい契約内容の変更が必要です。 |
内容確定 |
新しい契約内容が確定している状態です。 ステータスを「未確定」に戻すことができます。 |
書類作成済み |
既に書類が作成されている状態です。 |
更新対象外 | 契約更新対象外の場合に利用します。 |
ステータスの変更は一括取消しが可能です。
該当の契約更新グループから […] > 一括操作ログ を選択して、取り消してください。
※ 直近の一括操作のみ取り消すことが可能です。ただし、依頼送信や合意済みの場合は取り消すことができません。