契約更新管理とは、有期雇用契約における合意書類の契約期間を把握し、契約更新時期の見落としを防ぎ、必要な契約更新の依頼を作成する機能です。

この機能を活用するには、書類テンプレートへの契約更新管理の設定や、合意書類に対する契約更新項目の管理が必要です。

詳しくは下記のページをご覧ください。

1. 契約更新グループに追加する

文書配布メニューの ［契約更新］ から ［契約更新管理］ をクリックして 契約期限管理一覧 画面を表示します。

［件名］のリンクをクリックして、期限が迫っている合意済みの契約の一覧を表示します。

契約更新が必要な契約を選択し、 ［契約更新グループに登録する］をクリックすると、契約更新グループの追加パネルが表示されます。

グループ名を選んで［登録する］をクリックすると、契約更新グループに追加されます。

契約更新グループは、上記画面で表示されたパネル上でそのまま新規作成し、選択することもできます。

また、契約更新グループ 画面にある［＋新しく契約更新グループを作成する］からの新規作成も可能です。

2.［雇用契約情報］を更新する

更新処理をするには、まず従業員の雇用契約情報を更新する必要があります。

従業員情報の雇用契約情報の登録内容が更新されていない場合、契約更新グループ 画面の［新：契約期間］の列に ［変更されていません］と表示されます。

［変更されていません］をクリックして、従業員情報 画面の［雇用契約情報］項目へ移動し、従業員項目を更新します。

雇用契約情報を更新すると、契約更新グループ 画面の［新：契約期間］に情報が反映されます。

［詳細］をクリックすると表示される、従業員ごとの契約更新の詳細 画面でも、契約情報を確認できます。

契約更新グループ詳細 画面で、［新：契約期間］の情報が正しいことを確認したら、表の左側にあるチェックボックスにチェックを入れ、［内容確定する］をクリックします。

［内容確定］タブに移動すると、ステータスを変更した契約を確認できます。

契約更新グループ詳細 画面の［内容確定］タブをクリックし画面を切り替えます。

表の左側にあるチェックボックスにチェックを入れて［契約更新の依頼を作成する］をクリックすると、書類セットの選択パネルが表示されます。

書類セットを選んで、［依頼を作成する］をクリックすると、依頼グループ詳細 画面へ移動して、通常と同じ手順で従業員に依頼を送信できます。

依頼グループ名は書類セットの名前が使用されます。

必要に応じて、依頼グループ詳細画面のメニューから変更してください。

ステータス	説明
未確定	新しい契約内容の変更が必要です。
内容確定	新しい契約内容が確定している状態です。ステータスを「未確定」に戻すことができます。
書類作成済み	既に書類が作成されている状態です。
更新対象外	契約更新対象外の場合に利用します。

ステータスの変更は一括取消しが可能です。

該当の契約更新グループから […] > 一括操作ログ を選択して、取り消してください。

※ 直近の一括操作のみ取り消すことが可能です。ただし、依頼送信や合意済みの場合は取り消すことができません。