LINC形式のDATファイル、もしくは損保標準フォーマットのDATファイル、あるいはSmartHR形式のCSVファイルをお持ちの場合は、団体保険情報の一括インポートが可能です。

インポートにあたっては、当ページの最下部に記載の注意事項をご確認ください。

注意事項

団体保険DATファイルチェッカー でエラーが出なかったにもかかわらず、「会社コードがLINC形式および損保形式で定義されていないコードである」等の理由で正常にインポートされないケースがあります。

DATファイルをインポートする際にエラーが出た場合は、保険会社から受け取ったDATファイルを開くことや編集・加工はせず、受け取ったままの状態で再度インポートを試してください。

なお、エラーが出たDATファイルについて、ファイルを開く、編集・加工する等を行なっていた場合、SmartHRではサポートができません。

万一、上記を試してもエラーが発生する場合は、CSVファイル形式でインポートする必要があるため、保険会社からCSVファイル形式のデータを取り寄せてください。

インポート手順

1. 年末調整ダッシュボード画面で [はじめる] をクリック

年末調整ダッシュボード画面で [はじめる] をクリックすると、「対象候補となる従業員と依頼グループを確認しましょう」というメッセージが表示されている画面に移ります。

年末調整の設定（①従業員と依頼グループの確認②依頼グループの設定）が完了していない場合は、[はじめる] ボタンの表示が [設定を続ける] の表示に変わります。 

2. [インポート▼] のメニューから [団体保険料をインポート] をクリック

年末調整設定画面の中央付近にある [インポート▼] をクリックし、[団体保険料をインポート] をクリックすると、インポート形式の選択ダイアログが表示されます。

3. インポートするファイルの形式を選択し、[次へ] をクリック

インポートする団体保険データファイルの [インポート形式] を選択し、 [次へ] をクリックすると、ファイルの選択画面が表示されます。

以下、LINC形式のDATファイルを選択した場合を例に説明します。

※ 損保標準形式のDATファイルやSmartHR形式のCSVファイルを選択した場合でも、同様の手順です。

4. 団体保険データを選択し、[アップロード] をクリック

[ファイルを選択] をクリックして対象の団体保険データを選択し、[アップロード] をクリックすると、バックグラウンド処理が開始します。

5. バックグラウンド処理の結果を確認する

バックグラウンド処理の結果は、年末調整の [バックグラウンド処理] 画面で確認できます。

エラーが出ている場合は、バックグラウンド処理一覧の処理名をクリックすると、エラーの詳細を確認できます。

エラー詳細は、一覧CSVファイルをダウンロードする方法でも確認できます。

削除手順

年末調整設定画面の [インポート▼] のメニューから [インポートした団体保険料を削除] をクリック

年末調整設定画面の中央付近にある [インポート▼] をクリックし、[インポートした団体保険料を削除] をクリックすると、削除操作の確認ダイアログが表示されます。

[削除] をクリックするとバックグラウンド処理が開始し、インポートした団体保険料データの削除ができます。

注意事項

LINC形式のDATファイルの場合

• 「未依頼」の従業員に対してのみインポートできます。
• LINC形式のDATファイルのうち、以下の条件を満たすファイルがインポートできます。
  • 「業務用レコードのみの100byte」のファイル形式
• 「氏名コード」がSmartHRの従業員の社員番号と以下のとおり紐付けができる場合のみ、その従業員の生命保険料控除として登録できます。
  （例）ファイル上の氏名コードが 0000000330
  • 紐付けができるSmartHR上の社員番号：330、0330、00330 など
  • 紐付けができない社員番号：30、A330 など

• 複数ファイルをお持ちの場合は、ファイルを一つずつ、すべてアップロードしてください。
• 証券番号が同じ契約がファイル内に複数存在する場合、全て別の契約として取り込みます。
  • 同じファイルを2回アップロードした場合、同じ契約が2つインポートされます。
• DATファイルの内容については、送付元の保険会社または生保団体ネットにお問い合わせください。

損保標準フォーマットのDATファイルの場合

• 「未依頼」の従業員に対してのみインポートできます。
• 損保標準形式のDATファイルのうち、以下の条件をみたすファイルがインポートできます。
  • 「業務用レコードのみの100byte」のファイル形式
• 「氏名コード」がSmartHRの従業員の社員番号と一致している場合のみ、その従業員の生命保険料控除および地震保険料控除として登録できます。
  （例）ファイル上の氏名コードが 330
  ※ 氏名コードの桁数は12桁で、足りない桁はスペースで埋められています。
  • 紐付けができるSmartHR上の社員番号：330
  • 紐付けができないSmartHR上の社員番号：30、A330 など
• 複数ファイルをお持ちの場合は、ファイルを一つずつ、すべてアップロードしてください。
• 証券番号が同じ契約がファイル内に複数存在する場合、全て別の契約として取り込みます。
  • 同じファイルを2回アップロードした場合、同じ契約が2つインポートされます。
• DATファイルの内容については、送付元の保険会社にお問い合わせください。

SmartHR形式のCSVファイルの場合

• 団体保険データとしてインポートします。
• 昨年の保険データをインポートする方法については、年末調整機能で昨年分の保険等の情報を表示するをご覧ください。
• 「未依頼」の従業員に対してのみインポートできます。
• 「○○保険料1」などの数字を増やすことで複数個インポートできます。
• 証券番号が同じ契約がファイル内に複数存在する場合、全て別の契約として取り込みます。
  • 同じファイルを2回アップロードした場合、同じ契約が2つインポートされます。
• 各セルで入力可能な文字列については、【一覧】団体保険料データCSV凡例をご覧ください。

インポート数の上限

• 「一般の生命保険料・介護医療保険料・個人年金保険料」は、3種類の合計で20個までインポートできます。
• 「地震保険料控除」は10個までインポートできます。