［部署］画面では、部署を登録、管理できます。
ここで登録した部署は、従業員情報の［部署情報］>［部署］でプルダウンメニューの選択肢に表示されます。
部署は 「管理部 > 人事グループ > 採用チーム」 のように階層化して管理できます。
部署の設定
画面右上のアカウント名 >［共通設定］>［マスターデータ］>［部署］を押す
画面右上の［アカウント名▼］を押して開くメニューから［共通設定］を選び、画面左のリストにある［マスターデータ］>［部署］を押すと、［部署］画面が表示されます。
部署を追加する
1. ［部署を追加］を押す
［部署］画面で、［+部署を追加］を押すと、［部署の追加］ダイアログが表示されます。
2. 部署名を入力し［登録］を押す
部署名を入力し、［登録］を押します。部署名には「 / 」を使用できません。
- 任意で［部署コード］も設定できます。部署コードは、使用できる文字の種類に制限はありません。
- 登録済みの部署の配下に部署を追加する場合は、［上位部署］を選択します。部署名の一部を入力すると、選択肢が絞り込まれます。部署は10階層まで登録できます。
部署コードとは
部署コードは、部署名の一括更新、部署履歴の一括追加・更新をする際に必要となります。
組織改編などで部署名を頻繁に変更する場合は、あらかじめ登録しておくと便利です。
部署コードを利用した従業員情報の取り込みには対応していません。
3. 一覧に追加されたことを確認する
［部署］画面が表示されるので、部署が追加されたことを確認します。
部署を編集する
［部署］画面で、［編集］を押すと、［部署の編集］ダイアログが表示されます。
部署名、部署コード、上位部署を上書きし、［更新］を押します。
部署を並べ替える
部署を絞り込んでいる場合は、表示中の部署のみを並べ替えられます。
1. ［並べ替え］を押す
［部署］画面で［並べ替え］を押すと、並べ替え画面が表示されます。
2. 部署をドラッグアンドドロップして並べ替える
画面上で並べ替えたい部署をドラッグアンドドロップするか、［↑］［↓］を押して、入れ替えます。
上位の階層を動かすと、配下の部署を含んだまま、グループごと移動します。
部署の階層も変更できます。
下の例では、「開発部」の配下だった「調査部」を「開発部」と同階層に移動しています。
3. ［完了］を押して、並べ替えを確定
［完了］を押すと、画面上の順番で並べ替えが確定します。
部署を一括追加する
CSVファイルを使うと、部署の一括追加ができます。
一括追加には、部署コードの登録が必須になります。
1. CSVファイルをダウンロードする
［部署］画面で、［一括操作］から［部署を一括追加（CSV）］を選択すると、［部署の一括追加（CSVファイルの取り込み）］ダイアログが表示されます。
［1.ファイルの準備］の［サンプルファイルをダウンロード］を押して、サンプルのCSVファイルを入手します。
2. CSVファイルを編集する
Q. 部署マスターの一括追加・一括更新の際のCSVファイルの書き方は？を参考に、CSVファイルを編集します。
- 部署コードを必ず入力してください。部署コードの入力がない行は取り込まれません。
- 登録済みの部署コードは指定できません。指定した場合は、エラーとなり取り込まれません。
3. CSVファイルを取り込む
［部署の一括追加（CSVファイルの取り込み）］ダイアログで、［2.ファイルの選択］の［ファイルを選択］を押して、編集済みのCSVファイルを取り込みます。
［取り込み］を押すと、バックグラウンド処理が開始されます。
バックグラウンド処理が終わると、部署が登録されます。
部署を一括更新する
一括追加と同じように、CSVファイルを使って、部署の一括更新が可能です。
ただし、部署の順番は更新できません。部署の順番を変更したい場合は、［並べ替え］で並べ替えてください。
1. CSVファイルをダウンロードする
［部署］画面で、 ［一括操作］から［部署を一括更新（CSV）］を選択すると、［部署の一括更新（CSVファイルの取り込み）］ダイアログが表示されます。
［1.ファイルの準備］の［CSVファイルをダウンロード］を押して、現時点で登録されている部署一覧のCSVファイルを入手します。
2. CSVファイルを編集する
Q. 部署マスターの一括追加・一括更新の際のCSVファイルの書き方は？を参考に、CSVファイルを編集します。
- 部署コードを必ず入力してください。部署コードがない行は取り込まれません。
- 部署コードは一括更新できません。部署の一覧から個別に編集してください。
- 部署コードが一致する部署情報を更新します。
- 部署の表示順は変更できません。部署の表示順を変更する場合は、［並べ替え］で並べ替えてください
3. CSVファイルを取り込む
［部署の一括更新（CSVファイルの取り込み）］ダイアログで、［2.ファイルの選択］の ［ファイルを選択］を押して、編集済みのCSVファイルを取り込みます。
［取り込み］を押すと、バックグラウンド処理が開始されます。
バックグラウンド処理が終わると、部署マスターが更新されます。
表示する部署を絞り込む
部署を絞り込んだり階層を閉じたりすることで、部署数が多い場合も並べ替えや編集がしやすくなります。
部署を絞り込む
［部署名、部署コードで絞り込み］で部署名を選択すると、選択した部署と配下の部署のみが表示されます。
部署の階層を開く／閉じる
部署名の左の［＋］［−］を押すと、部署の階層を開閉できます。
部署の一覧をダウンロードする
1. ［現在の部署をダウンロード］を押す
部署が登録されている状態で［部署］画面を開き、［全件ダウンロード］を押します。
ドロップダウンリストの［現在の部署をダウンロード］を押すと、ダウンロードの準備が開始されます。
2. ［バックグラウンド処理］にあるCSVファイルをダウンロード
バックグラウンド処理後にデータをダウンロードするを参考に、［バックグラウンド処理］画面からCSVファイルをダウンロードします。
部署の履歴を閲覧する
部署一覧画面で部署名を押すと、部署の履歴画面で履歴を閲覧できます。
部署の履歴を一括追加・更新する
CSVファイルを使って、部署履歴を一括追加・更新できます。
一括追加・更新には、事前に部署コードを設定する必要があります。
HRストラテジープラン、人事・労務 エッセンシャルプラン、人材マネジメントプラン、プロフェッショナルプランで利用できます。
1. サンプルファイルをダウンロードする
［部署］画面で、［一括操作］から［部署履歴を一括追加・更新（CSV）］を押します。［部署履歴の一括追加・更新（CSVファイルの取り込み）］ダイアログが表示されます。
［サンプルファイルをダウンロード］を押して、サンプルのCSVファイルを入手します。
2. CSVファイルを編集する
部署マスター履歴の一括追加・更新の際のCSVファイルの書き方は？を参考に、CSVファイルを編集します。
- 部署コード・適用日は必須です。部署コード・適用日が指定されていない履歴がある場合は、すべての履歴の取り込みに失敗します。
- 1つのCSVファイル内に、部署コード・適用日の組み合わせが同じ行が複数行存在する場合は、すべての履歴の取り込みに失敗します。
3. CSVファイルを取り込む
［部署履歴の一括追加・更新（CSVファイルの取り込み）］ダイアログで、［ファイルを選択］を押して、編集済みのCSVファイルを取り込みます。
［取り込み］を押すと、バックグラウンド処理が開始されます。
バックグラウンド処理が終わると、部署の履歴が追加・更新されます。
部署の履歴を削除する
HRストラテジープラン、人事・労務 エッセンシャルプラン、人材マネジメントプラン、プロフェッショナルプランで利用できます。
1. ［履歴を削除］を押す
部署の履歴画面で［履歴の操作］から［履歴を削除］を押します。
2. ［削除］を押し、履歴を削除する
ダイアログで［削除］を押し、履歴を削除します。
部署の履歴をダウンロードする
1. ［部署履歴をダウンロード］を押す
部署が登録されている状態で［部署］画面を開き、［全件ダウンロード］を押します。
ドロップダウンリストの［部署履歴をダウンロード］を押すと、ダウンロードの準備が開始されます。
2. ［バックグラウンド処理］にあるCSVファイルをダウンロード
バックグラウンド処理後にデータをダウンロードするを参考に、［バックグラウンド処理］画面からCSVファイルをダウンロードします。
部署を廃止する
2022年7月まで提供していた「部署の削除」機能は、名称が「部署の廃止」機能に変わりました。
詳しくは部署マスターの「削除」を「廃止」に名称変更し、部署の一覧機能を改善しました | SmartHRを参照してください。
［部署］画面で、［廃止］を押すと、［部署を廃止しますか？］のダイアログが表示されます。
［廃止］を押すと、部署が廃止されます。
- 廃止した部署が従業員の部署情報として登録されていた場合、廃止したタイミングで従業員情報から削除されます。
- 下位部署も同時に廃止されます。
- 廃止した部署は元に戻せません。
- 部署を廃止すると、それ以降の期間には、履歴の追加や従業員情報の紐付けができなくなります。
廃止した部署を閲覧する
［部署］画面で、［廃止した部署］を押します。
廃止した部署を閲覧できます。部署名を押すと、廃止した部署の履歴を閲覧できます。
［廃止した部署一覧］画面では、下位部署を階層表示できません。