文書配付機能では、依頼を受信する従業員と依頼を送信する管理者に、通知メールを送信します。
システム標準設定の通知メール一覧
従業員に対して、依頼を送信したときや合意の破棄を依頼したときには、従業員の操作を求める通知メールを送信するように、あらかじめ設定されています。
依頼を送信した管理者に対しては、従業員の操作が完了すると通知メールが送信されます。
あらかじめ設定済みのシステム標準の通知メールは下記の表の通りです。
| タイミング | 従業員宛 | 管理者宛 |
|---|---|---|
| 依頼送信時 | 人事文書に関する依頼が届きました |
− |
| 依頼再送信時 | 【再送】人事文書に関する依頼が届きました | − |
| 依頼完了時 | 依頼の完了をお知らせします | [社員番号] [姓][名]さんが[依頼グループ名]の依頼をすべて完了しました |
| 合意依頼差戻時 | − | [社員番号] [姓][名]さんが[書類名]への合意を拒否しました |
| 破棄依頼時 | 文書の破棄が依頼されました | − |
| 破棄依頼合意時 | − | [姓][名]さんが文書の破棄依頼を承諾しました |
| 破棄依頼差戻時 | − | [姓][名]さんが文書の破棄依頼を拒否しました。 コメントを確認してください |
| 破棄依頼取消時 | 文書の破棄依頼が取り消されました | − |
一部の通知メールはフォーマットを編集し、複数登録できます。
書類セットや依頼グループごとに使用するメールフォーマットを指定できます。
依頼を送信したときの通知メール
従業員が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | 人事文書に関する依頼が届きました | [会社名] |
| 本文 |
[従業員名] 様 [会社名] から人事文書に関する依頼が届きました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
従業員が受け取る再通知（リマインド）メールの件名と本文
| 件名 | 【再送】 人事文書に関する依頼が届きました | [会社名] |
| 本文 |
[従業員名] 様 [会社名] から人事文書に関する依頼が届きました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
従業員側の確認もしくは合意が完了（＝依頼完了）したときの通知メール
従業員が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | 依頼の完了をお知らせします | [会社名] |
| 本文 |
[社員番号] [姓] 様 [会社名] からの下記文書の依頼が完了しました。 - [書類名] 本メールに、完了済の文書を添付いたします。 なお、文書名のテキストリンクから、SmartHR上でもご確認いただけます。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
管理者が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | [社員番号] [姓][名]さんが[依頼グループ名]の依頼をすべて完了しました | [会社名] |
| 本文 |
[姓] [名] 様 [社員番号] [姓] [名] さんが[依頼グループ名] の依頼をすべて完了しました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
従業員が合意を差し戻したときの通知メール
管理者が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | [社員番号] [姓] [名] さんが[書類名]への合意を拒否しました | [会社名] |
| 本文 |
[姓] [名] 様 [社員番号] [姓] [名] さんが[書類名]への合意を拒否しました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
管理者から文書の破棄を依頼されたときの通知メール
従業員が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | 文書の破棄が依頼されました | [会社名] |
| 本文 |
[姓] [名] 様 [会社名] から完了済み文書の破棄が依頼されました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
従業員が破棄依頼を承諾したときの通知メール
管理者が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | [姓] [名] さんが文書の破棄依頼を承諾しました | [会社名] |
| 本文 |
[姓] [名] 様 [姓] [名] さんが文書の破棄依頼を承諾しました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
従業員が破棄依頼を差し戻したときの通知メール
管理者が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | [姓] [名] さんが文書の破棄依頼を拒否しました。コメントを確認してください | [会社名] |
| 本文 |
[姓] [名] 様 [姓] [名] さんが文書の破棄依頼を拒否しました。コメントを確認してください。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |
管理者が破棄依頼を取り消したときの通知メール
従業員が受け取るメールの件名と本文
| 件名 | 文書の破棄依頼が取り消されました | [会社名] |
| 本文 |
[姓] [名] 様 文書の破棄依頼が取り消されました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- |