年末調整の入力を依頼するために必要な依頼グループの作成手順を説明します。
ここでは、年末調整の対象とする従業員の確認と、依頼グループの作成〜設定を行ないます。
「年末調整設定1/2」画面にある [インポート▼] のメニューから、昨年の保険料データや、団体生保データのインポートが可能です。
それぞれの操作について、詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。
年末調整機能で昨年分の保険等の情報を表示する団体生保のデータをインポートする
注意点
SmartHRに登録されたマイナンバーを年末調整で作成した書類へ取り込む際、従業員の社員番号で紐付けします。
そのため、年末調整開始後（依頼グループの作成後）は、年末調整終了まで従業員の社員番号を変更しないようお願いします。
1. [はじめる] をクリック
年末調整ダッシュボードで [はじめる] をクリックすると、「年末調整設定1/2」画面に移ります。
「年末調整設定1/2」画面では、年末調整の対象とする従業員の確認と、依頼グループの作成・編集ができます。
2. 年末調整の対象とする従業員を確認する
一覧に年末調整の対象としたい従業員が全員表示されているかを確認してください。一覧に表示されていない従業員へは年末調整のアンケートを依頼できません。
従業員を確認できたら、依頼グループの作成に進みます。
対象の従業員情報がSmartHRに登録されていない可能性があります。
SmartHRの従業員情報に対象の従業員を登録しているか確認してください。
SmartHRに従業員を新しく追加した場合や、従業員の部署情報を追加・更新した場合には、従業員情報の同期が必要です。
従業員情報の同期は、[従業員情報を同期] > 確認画面のダイアログで [同期] の順にクリックします。
3. 依頼グループを作成し、従業員を振り分ける
依頼グループの作成と、従業員の振り分けを行ないます。
全従業員を1つの依頼グループで管理する場合と、複数の依頼グループで管理する場合とで手順が異なるため、利用シーンにあわせて次のいずれかの手順を参照してください。
部署や雇用形態によって年末調整の担当者が異なる場合は、それぞれの依頼グループを作成し、従業員を振り分けておくと便利です。
複数の依頼グループで管理していても、年末調整終了後に年末調整のデータを出力する際は、依頼グループに関係なくまとめてデータを出力できます。
全従業員を1つのグループで管理する場合
[次へ] をクリックすると、「依頼グループの設定画面」が表示されます。
手順4へ進んでください。
複数の依頼グループで管理する場合
依頼グループは、個別に追加する方法と、CSVファイルを使って一括で追加する方法があります。
■個別に依頼グループを追加する
画面左側にある [依頼グループ] タブをクリックして画面の表示を切り替え、[+依頼グループ追加] をクリックすると「依頼グループを追加」というダイアログが表示されます。
任意の依頼グループ名を入力して [追加] をクリックすると依頼グループが追加されます。
依頼グループ名を変更したい場合は、[グループ編集] をクリックすると編集できます。
続いて、作成した依頼グループに従業員を振り分けます。
画面左側にある [従業員] タブをクリックして、画面の表示を切り替え（下図①）、同じ依頼グループでまとめたい従業員にチェックを入れて（下図②）、[選択した従業員のグループを変更] をクリックします。
「依頼グループの変更」というダイアログが表示されたら、空欄部分に依頼グループ名を入力し、[変更] をクリックします。
選択した依頼グループにメンバーが振り分けられました。
すでに依頼グループを作成している場合は、空欄部分をクリックすると作成済みの依頼グループ名がプルダウンで表示されます。
依頼グループに振り分け後、従業員単位で依頼グループを変更したい場合は、従業員一覧の右側にある [グループの変更] から依頼グループが変更できます。
■CSVファイルを使って一括で追加する
画面中央にある [エクスポート▼] > [従業員依頼グループダウンロード] の順にクリックすると「従業員一覧のダウンロード」というダイアログが表示されます。
[ダウンロード] をクリックするとバックグラウンド処理が始まります。
年末調整メニューの [バックグラウンド処理] をクリックし、[依頼名] をクリックすると処理結果の画面に移ります。
添付ファイル項目の下にある [ダウンロード] をクリックしてCSVファイルをダウンロードします。
CSVファイルを開き、依頼グループ列に任意の依頼グループ名を入力して、CSVファイルを保存します。依頼グループ列に入力した依頼グループ名が、新しい依頼グループとして登録されます。
画面右側にある [インポート▼] > [依頼グループをインポート] の順にクリックすると「依頼グループをインポート」というダイアログが表示されます。
編集したCSVファイルを添付して [アップロード] をクリックすると、バックグラウンド処理が始まります。バックグラウンド処理の状況は、先ほどと同じ手順で確認してください。
バックグラウンド処理が完了すると、CSVファイルで指定した通りに依頼グループが作成され、従業員が割り振られたことが確認できます。
4. 依頼グループの設定
年末調整の依頼内容を設定します。設定ができたら [完了] を押してください。
ここで設定した内容は、あとで依頼グループごとに変更できます。
依頼グループごとに設定を変更する手順については、以下のヘルプページをご覧ください。
従業員への書類印刷依頼
下記の書類について、書類の印刷依頼をそれぞれ設定できます。
- 今年の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 来年の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の保険料控除申告書
- 給与所得者の給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
印刷した書類を提出してほしい場合は [依頼する] を選択します。
[依頼する] にチェックを入れると、従業員画面で [要印刷] のラベルが表示されます。
データ保存のみで、紙の申告書の提出を必要としない場合は [依頼しない] を選択します。
[依頼しない] にチェックを入れると、従業員画面で [印刷不要] のラベルが表示されます。
書類へのマイナンバー印字
印刷した書類またはダウンロードしたPDFにマイナンバーを表示する場合は、[印字する] にチェックを入れます。
[印字しない] を選択すると、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の左上に「給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ありません」という文言とともに、従業員の氏名と押印欄が表示され、マイナンバーは＊表記になります。
給与所得者の扶養控除等申告書へのマイナンバー表示を省略できる要件は下記のページを参考にしてください。
給与所得者の扶養控除等申告書へのマイナンバー表示を省略できる要件とは
証明書の画像添付
下記証明書の画像を添付を必須としたい場合は [必須] 、任意提出とする場合は [任意] 、不要とする場合は [不要] を選択してください。
- 生命保険等の証明書 ※
- 源泉徴収票
- 障害者手帳 ※
- 勤労学生の学生手帳
- 配偶者や扶養家族が海外居住の場合の必要書類
- 住宅ローン控除の必要書類 ※
いずれの場合でも、原本の提出・保管が法律で定められているため、原本の回収は必要です。
上記で※印がついている証明書は、各申告書に書類の提出が必要である旨が記載されていません。
- 生命保険等の証明書：給与所得者の保険料控除等申告書
- 障害者手帳：給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 住宅ローン控除の必要書類給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
原本の提出を求めるかについては、各社の判断で進めてください。
保険料控除申告書の作成設定
[申告書を作成する] を選択すると、生命保険料、社会保険料などの支払いがないと回答した場合でも、未入力の申告書が作成されます。
この設定は、依頼グループに含まれるすべての従業員に適用されます。
原本の提出方法
従業員の原本提出用の台紙として、SmartHRで作成したものを使用する場合は、[SmartHRの台紙を使って提出] を選択します。
自社で用意した台紙を使用する場合は、[SmartHRの台紙を使わずに提出] を選択してください。
従業員画面に台紙へのリンクが表示されなくなります。
次の工程に進む
引き続き年末調整の作業を進める場合は、以下のヘルプページをご覧ください。
年末調整に関する通知や書類への印字設定、操作に関する権限を設定する場合は、以下のヘルプページをご覧ください。