年末調整の準備

ペーパーレスにできる条件は？

「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」という書類を管轄の税務署にご提出ください。

詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

管理側でテストできますか？

はい、テスト依頼グループを作成し、ご協力いただける方に年末調整を依頼できます。

テスト依頼グループは、業務の流れを一通り確認したあと削除してください。

詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

仕様

ヒントメッセージは編集できますか？

はい、アンケート画面に表示されるヒントは、設問ごとに編集できます。

詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

「続柄」の選択肢を増やせますか？

はい、 増やせます。

下記のヘルプページを参照し、SmartHRに任意の続柄を追加設定したあとに、年末調整メニューから [事業所情報を最新にする] > [同期] をクリックすると反映されます。

依頼のステータスが [退職対象外候補] と表示されているが、これはどういう意味か？

[退職対象外候補] は、従業員が年末調整の以下設問で [退職予定がある（年末調整の対象でない）] を選択し、年末調整を終了した場合に表示されるステータスです。

ステータスについての詳細は下記のヘルプページをご覧ください。

従業員にアンケートの回答を再度依頼したい場合は？

年末調整のステータスを [未依頼] に戻したあと、再度年末調整の依頼をしてください。

詳しくは下記ヘルプページをご覧ください。

従業員のアンケートは、一時保存はできますか？

はい、入力内容は画面ごとに保存されます。フォームを途中まで入力していても、次の画面へ進まない限り入力内容は保存されませんのでご注意ください。

回答を途中でやめた場合、入力途中で終わった画面の一つ前の画面までは、入力内容が保存されています。

従業員が年末調整の依頼を受けてからアンケートを回答するまでの流れについて、詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

依頼グループの編集

作成済みの依頼グループに新たに従業員を追加したい場合は？

依頼一覧画面左側の [対象候補者従業員設定] をクリックし、年末調整設定画面で [従業員情報を同期] > [同期] の順にクリックします。

依頼グループ作成後に従業員情報を更新した場合は？

該当従業員を依頼グループから削除し、再度、従業員情報を同期する必要があります。

詳しくは下記ヘルプページの「従業員情報を変更した場合」をご覧ください。

依頼一覧に表示される従業員を指定できますか？（雇用形態によって依頼グループを分けられますか？）

依頼グループを複数作成し、雇用形態ごとに従業員を振り分けてください。

詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

再通知はできますか？

はい、従業員を選択して再通知できます。

詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

依頼

確定の取り消しはできますか？

はい、依頼一覧で確定を取り消す依頼にチェックを入れると、項目名の下に [その他操作▼] ボタンが表示されます。

[その他操作▼] メニューから [まとめて確定を取り消す] を選択し、[実行] をクリックしてください。

ステータスが [回答済み] [再回答] など、ひとつ前のステータスに戻ります。

アンケート回答締切日（受付終了日）後に、従業員に年末調整のアンケートを回答してもらうには？

[受付終了日] を延長する方法と、新たに [年末調整依頼グループ] を作成する方法の2つの対応方法があります。

詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

マイナンバー

申告書にマイナンバーが表示されない・マイナンバーを書類に反映させたい

依頼一覧にある […]メニュー から [依頼グループを設定] をクリックして設定画面へ移動し、書類へのマイナンバー印字の項目で [印字する] にチェックを入れます。

上記項目にチェックが入っている状態で、SmartHRに登録済みのマイナンバーが反映されない場合は、依頼一覧の […]メニュー から [マイナンバー情報を同期] をクリックし、最新のマイナンバー情報を反映させてください。

マイナンバーの取り込みが失敗している場合は、年末調整メニューの [バックグラウンド処理] から失敗理由が確認できます。

申告書にマイナンバーを表示させて印刷したい場合は、申告書をダウンロードしてからPDFを印刷してください。

詳細は以下のヘルプページをご覧ください。

従業員のマイナンバーを年末調整時に収集できますか？

いいえ、年末調整機能ではマイナンバーの収集はできません。

SmartHRのマイナンバー機能で収集後、依頼一覧の依頼グループ名横にある […]メニューから [マイナンバー情報を同期] をクリックすると、収集したマイナンバーが反映されます。

マイナンバー機能を使ったマイナンバーの収集方法は、下記のヘルプページをご覧ください。

扶養の手続きをしていない扶養家族のマイナンバーを年末調整時に収集できますか？

いいえ、年末調整機能ではマイナンバーの収集はできません。

年末調整で家族を追加した場合、お手数ですがSmartHRに家族を追加し、マイナンバー機能で収集してください。

1. 扶養家族を追加

下記のヘルプページを参考に扶養家族を追加してください。

2. マイナンバーを収集

扶養家族を追加できたら、下記のヘルプページに記載の手順でマイナンバーを収集します。

3. マイナンバー情報を同期

マイナンバー収集後、依頼一覧の依頼グループ名横にある […]メニューから [マイナンバー情報を同期] をクリックすると、収集したマイナンバーが反映されます。

画像

従業員がアップロードした原本画像の一括ダウンロードはできますか？

いいえ、できません。必要な場合は個別にダウンロードしてください。

画像の向きを変更して保存できますか？

いいえ、できません。従業員がアップロードした画像データの向きで保存されます。

内容確認のために向きを変えたい場合には、添付書類（原本）の [回転ボタン] をクリックして画像を回転させられます。

画像の向きを変更して保存したい場合は、画像をダウンロードして向きを変更後、保存してアップロードし直してください。

画像を右クリックなどで画像を保存し、[収集情報を直接編集] をクリックします。

収集情報の [保険情報] タブにある証明書画像の [ファイルを選択] から、向きを変えて保存した画像ファイルををアップロードし、画面最下部の [保存] をクリックします。

再度確認画面を開くと、アップロードした画像と同じ向きになっています。

情報の同期

年末調整のアンケートに入力された住民票住所、被扶養者情報等は、従業員リストの情報に自動で同期されますか？

いいえ、自動では同期されません。

年末調整のアンケートで入力された内容と、従業員情報に登録されている内容に差異がある場合、「差分リスト」をダウンロードして内容を確認できます。

同期が必要な情報は、SmartHRの従業員情報の一括更新機能などで反映させてください。

差分リストの概要や、従業員情報の一括登録について、詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。

会社の住所を変更したのですが、書類に自動で反映されますか？

いいえ、自動では反映されません。年末調整メニューの [事業所情報同期] をクリックして、最新の情報を反映してください。

なお、同期される情報は、[共通設定] > [会社情報] > [事業所情報] > [給与・税] で設定している内容です。

書類の確認・ダウンロード

年末調整のデータや書類はダウンロードできますか？

はい、依頼一覧画面と書類一覧画面の [ダウンロード▼] [ダウンロード] から各種ファイルをダウンロードできます。

SmartHRからダウンロードできるファイルについては下記ヘルプページをご覧ください。

作成した申告書はダウンロード・印刷できますか？

はい、一括でダウンロード・印刷が可能です。

書類のダウンロードや印刷を一括で行なう方法は、下記ヘルプページをご覧ください。

従業員が入力・添付した源泉徴収票はどこで確認できますか？

前職情報一覧の [前職情報チェック] から、源泉徴収票を確認できます。