税務署へ次の承認申請書の提出を行なえば、年末調整に必要な書類を紙ではなく電子データ等で申告・保存することが認められています。
税務署に提出する書類
源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書
［手続名］源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請｜国税庁
記入例
※ 「その他参考事項」欄には、個別のメールアドレス・社員番号ではなく、「IDの内容：メールアドレス 社員番号」という文言をそのまま記入してください。
提出方法
管轄の税務署へ持参もしくは郵送してください。
郵送の場合、下記の内容を同封すると、受付印を押印したものを返送してくれます。
- コピーした申請書（書類の右上あたりに「控」と記入したもの）
- 返信封筒
提出期限
従業員から書類の提出を受ける前まで
受理の通知
申請書を提出した月の翌月末日までに税務署長から何も連絡がない場合、申請書を提出した月の翌月末日に承認があったものとされます。
紙を不要とすることができる申告書
- 給与所得者の扶養控除等申告書 ※
- 従たる給与についての扶養控除等申告書
- 給与所得者の配偶者控除等申告書 ※
- 給与所得者の基礎控除等申告書 ※
- 給与所得者の保険料控除等申告書 ※
- 所得金額調整控除申告書 ※
- 退職所得の受給に関する申告書
- 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
※ 年末調整で必要な書類です。
税務署に申請をしていただいても、次の書類は原本が必要です。
- 生命保険などの証明書
- 住宅ローン控除の申告書、残高証明書
- 前職で発行された源泉徴収票（中途社員）
マイナンバーの扱いによっては紙の運用が必要
SmartHRには給与所得者の扶養控除等申告書へマイナンバーを非表示（省略）にできる機能がありますが、国税庁により非表示（省略）にするための条件が決められています。
下図の【「提出済みのマイナンバーと相違ありません」の署名と押印があることでマイナンバーを省略できるパターン】に該当し、かつ、SmartHRにマイナンバーを登録しない、SmartHRで作成した申告書にマイナンバーを出力しない運用をしている 場合は、従業員による署名と押印が必要なため、紙の印刷が必要です。
ペーパーレスにするには、マイナンバーを申告書に出力してください。
マイナンバー表示を省略できる要件について、詳細は以下のヘルプページをご覧ください。
よくある質問
以下に記載している回答は、弊社が管轄の税務署に問い合わせて確認している参考情報であり、公式情報ではありません。
詳細は管轄の税務署へご確認ください。
毎年、申請書の提出が必要ですか？
弊社管轄の税務署からは「不要」と回答がありました。
また、国税庁のホームページには、適用をやめる場合に限って以下の記載があります。
源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の特例を受けている源泉徴収義務者が、この特例の適用を受けることをやめようとする場合には、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の取りやめに関する届出書」を提出する必要があります。
出典：［手続名］源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請｜国税庁
紙で提出する従業員もいるのですが、申請した場合はすべて電子データで申告・保存をしなければいけませんか？
弊社管轄の税務署からは「紙と電子データは混在してもよい」と回答がありました。