年末調整に必要な書類は、紙ではなく電子データ等で申告・保存することが認められています。
当ページでは、電子データに対応している申告書やマイナンバーの扱いについて説明します。
税務署での事前手続き
2021年3月までは、事前に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を税務署に提出する必要がありました。
2021年4月1日にこの申請書は廃止となり、年末調整の申告書を電子化するための事前手続きが不要となりました。
令和3年4月源泉所得税の改正のあらまし(令和3年4月)｜国税庁
紙を不要とすることができる申告書
- 給与所得者の扶養控除等申告書 ※
- 従たる給与についての扶養控除等申告書
- 給与所得者の配偶者控除等申告書 ※
- 給与所得者の基礎控除等申告書 ※
- 給与所得者の保険料控除等申告書 ※
- 所得金額調整控除申告書 ※
- 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書／給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書 兼 （特定増改築等）住宅借入金等特別控除計算明細書 ※
- 退職所得の受給に関する申告書
- 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
※ 年末調整で必要な書類です。
税務署に申請をしていただいても、次の書類は原本が必要です。
- 生命保険などの証明書
- 住宅ローン控除の証明書、残高証明書
- 前職で発行された源泉徴収票（中途社員）
マイナンバーの扱いによっては紙の運用が必要
SmartHRには給与所得者の扶養控除等申告書へマイナンバーを非表示（省略）にできる機能がありますが、国税庁により非表示（省略）にするための条件が決められています。
下図の【「提出済みのマイナンバーと相違ありません」の署名と押印があることでマイナンバーを省略できるパターン】に該当し、かつ、SmartHRにマイナンバーを登録しない、SmartHRで作成した申告書にマイナンバーを出力しない運用をしている 場合は、従業員による署名と押印が必要なため、紙の印刷が必要です。
ペーパーレスにするには、マイナンバーを申告書に出力してください。
マイナンバー表示を省略できる要件について、詳細は以下のヘルプページをご覧ください。
よくある質問
以下に記載している回答は、弊社が管轄の税務署に問い合わせて確認している参考情報であり、公式情報ではありません。
詳細は管轄の税務署へご確認ください。