従業員から年末調整を提出されたら以下の流れを行います。
①書類を確認
②原本を確認
③年末調整を確定させる
④書類やCSVをダウンロード
年末調整の確認については、下記のSmartHRスクールもご活用ください。
従業員から書類の入力・提出があると、年末調整一覧画面で確認できます。
横にスクロールすると全体が確認できます。
書類の入力があると依頼ステータスが変化します。
年末調整のステータスについての詳細は下記ヘルプをご参照ください。
①書類を確認
書類の確認方法、修正事項があった場合に管理者が修正する方法と、従業員に修正を依頼する方法を説明します。
書類の確認
各書類の内容は、書類アイコンをクリックすると確認画面で内容が確認できます。
書類アイコンから、[確認済み] に変更もできます。
確認画面で内容を確認し、 右下の[確認済みにする] ボタンをクリックすると、書類が [確認済み] になります。
管理者が修正する
修正が必要な場合は、確認画面右上の [編集] をクリックして書類編集画面へ移動してください。
書類編集画面では、修正後の情報や [修正理由] を入力してください。
情報入力後、編集画面最下部の [変更する] をクリックすると、修正が反映されます。
不要な情報は削除もできます。
従業員に修正を依頼する
依頼一覧の該当従業員の行の右端にある […] から [差戻し] をクリックします。
差戻し理由の入力ダイアログが表示されるので、修正してほしい書類名と修正内容を入力します。
[差し戻す] をクリックするとステータスが [差戻し] になり、従業員に「年末調整が差戻されました」と通知されます。
依頼一覧には [差戻し日] が表示されます。
差し戻された従業員の手順については、下記のヘルプをご参照ください。
②原本を確認
原本については、原本の状況ステータスで確認できます。
原本の状況ステータスについては下記のページをご参照ください。
原本が到着した場合の確定方法、原本を差戻す方法、原本提出の確定を取消す方法について説明します。
原本の確定
依頼一覧の該当従業員の行の右端にある […] から [原本提出を確定する] をクリックすると、原本の状況ステータスが、[提出確認済み] となり、従業員に「原本が提出されました」と通知されます。
従業員に原本を差戻す
従業員から原本提出の連絡があったものの原本に誤りがあり、従業員に原本を差戻すこともできます。
該当従業員の行の右端にある […] から [原本提出を差戻す] をクリックすると、差戻し理由の入力ダイアログが表示されます。
差戻す書類名と理由を入力し、[差し戻す] ボタンをクリックすると[原本の状況] ステータスが [再度提出連絡待ち] になり、従業員に「原本の提出内容が差戻されました 」と通知されます。
原本の差戻し理由や日付を確認するには行の右端にある […] から[操作履歴] をクリックします。
差戻し理由や操作日付などが確認できます。
原本提出の確定を取り消す
原本提出の確定を取り消したい場合は、該当従業員の行の右端にある […] から [原本提出の確定を取り消す] をクリックすると、原本の状況ステータスが [提出連絡待ち] となります。
③年末調整を確定させる
書類内容・原本の確認が完了したら、[確定] を行います。確定を行い、ステータスが [完了] になると、従業員に「年末調整の提出内容が確定されました」と通知されます。
通知の設定を変更する場合の手順については、下記のページをご覧ください。
確定の方法と確定の取消について説明します。
年末調整の確定
確定は個別に行う方法と、一括で行う方法があります。
個別
依頼一覧画面の該当従業員の行の右端にある […] から [確定する] をクリック
[確定する] をクリックすると、ステータスが [完了] もしくは [対象外] として確定されます。
一括
一括での確定は、ステータスが [従業員入力済み] または [差戻し入力済み] の従業員にのみ適用されます。
依頼一覧画面の右端にある […] の一括処理 [確定する] をクリック
[確定する] をクリックすると従業員選択画面へ遷移します。
確定させたい従業員を選択し、 [依頼を確定する] ボタンをクリック
ステータスが [従業員入力済み] または [差戻し入力済み] の従業員が表示されます。選択し、[依頼を確定する] ボタンをクリックすると、該当従業員のステータスが [完了] になります。
確定を取消する
確定の取り消しは、個別に行う方法と一括で行う方法があります。
手順については下記ヘルプの「確定の取り消しはできますか？」をご参照ください。
④書類やCSVをダウンロードする
依頼グループごとにPDFやCSVファイルで一括ダウンロードできます。
詳細は下記ヘルプをご参照ください。