書類テンプレートとは
従業員に配付する書類のひな形を 書類テンプレート と呼びます。
書類テンプレート内に テンプレート変数 を挿入しておくと、依頼時に従業員ごとの情報を差し込んだ書類を作成できます。
文書配付機能にあらかじめ用意してある書類テンプレート
- 機密・個人情報に関する誓約
- 雇用契約書
この2つの書類テンプレートは、文書配付機能をインストールした時点で、すぐに書類テンプレート一覧画面から使用できます。
こちらを編集や複製して使うことも可能です。
書類テンプレートの複製に関しては、書類テンプレートを複製するで説明しています。
書類テンプレートを作成する
1. ［設定］ > ［書類テンプレート］をクリック
文書配付メニューから［設定］をクリックし、プルダウンリストにある［書類テンプレート］をクリックして、書類テンプレート一覧画面を表示します。
2. ［+ テンプレートの作成］をクリック
書類テンプレート一覧画面右にある［+ テンプレートの作成］をクリックすると、［テンプレートのタイプを選択］画面が表示されます。
3. 書類のタイプを選択する
［テンプレートのタイプを選択］画面で、テンプレートから作成する書類が ［合意が必要な書類］か ［合意がいらない書類］かを選択します。
［作成］をクリックして、 書類テンプレートの作成画面に移動します。
合意が必要な書類 は、従業員に合意を依頼する書類です。
受け取った従業員は内容を確認し、合意した場合は署名をします。
合意が必要な書類 は、差し戻し と 破棄 ができます。
合意がいらない書類 は、従業員に確認を依頼する書類です。
受け取った従業員は内容を確認します。
書類のタイプ は、書類テンプレートのステータスが 下書き の場合のみ、書類テンプレートの編集画面で変更可能です。
使用中の書類テンプレートの書類タイプは変更できますか？4. テンプレート名を入力する
テンプレート名 を入力します。 テンプレート名は2種類設定できます。
[従業員向けテンプレート名] は、従業員にも公開される名前です。
従業員宛の合意依頼メールに書類の名前として、表示されます。
「雇用契約書」や「条件通知書」などの一般的な名称を入力してください。
[管理者向けテンプレート名] は、管理者が用途を把握しやすいよう、別途設定できる名前です。
従業員に対しては公開されません。
管理者向けテンプレート名が設定されている場合、ダッシュボードや管理画面上での書類テンプレート名にはこちらが用いられます。
「雇用契約書（2020年4月入社用）」「条件通知書（外国籍アルバイト用）」など、管理用の情報をテンプレート名に含めることができます。
5. 書類の文面を作成し、[登録] をクリック
[レイアウト] エリアで書類の文面を作成し、 [登録] をクリックして保存します。
レイアウトの作成・編集をするツールバーの使い方は別ページで案内しています。
また、Wordからコピーしてレイアウトに貼り付けることもできます。
※Wordのレイアウトを完全に再現するものではなく、書式の情報を保持する機能となります。
詳しくは以下のページをご覧ください。
書類テンプレート一覧 画面に切り替わり、書類テンプレートが追加されます。
登録した書類テンプレートのレイアウトを確認するには、テンプレート名 をクリックしてテンプレートの詳細画面に移動します。
テンプレート詳細画面では、配付する書類のプレビューやテンプレートの編集などの操作ができます。
書類テンプレートを編集する
1. 書類テンプレート詳細画面で［編集］をクリック
書類テンプレート詳細画面右上の［編集］をクリックして、書類テンプレートの編集画面を表示します。
2. 必要な編集をして、［次へ］をクリック
テンプレートの編集画面で、内容を変更します。
更新を終えたら、［次へ］をクリックします。（ステータスが［下書き］の場合のボタンは［更新］です）
ステータスが［使用中］の書類テンプレートは、「テンプレート名」「レイアウト」「必須項目設定」のみ変更できます。
「就労条件通知設定」、「書類のタイプ設定」の変更はできません。
3. 変更概要の入力ダイアログの［更新］をクリック
ステータスが「使用中」の書類テンプレートを編集して保存すると、変更履歴のコメントを記入する画面が表示されます。
変更点を記録しておくと、バージョン管理をする際に便利です。
書類テンプレートのバージョン管理に関しては、書類テンプレートを管理するで説明しています。
