書類テンプレートとは

従業員と結ぶ契約書の雛形を 書類テンプレート と呼びます。

SmartHRで管理している項目を、書類テンプレート内に配置することで、対象の従業員ごとの情報が挿入された書類を自動生成できます。

書類テンプレートの作成手順

1. [テンプレート] をクリック

雇用契約機能ダッシュボード画面上部にある、 [テンプレート] をクリックすると、書類テンプレート一覧が表示されます。

2. [+ テンプレートの作成] をクリック

書類テンプレート一覧画面右にある、 [+ テンプレートの作成] をクリックすると、書類テンプレート作成画面が表示されます。

3. テンプレート名を入力する

テンプレート名を入力します。 テンプレート名は2種類設定できます。

[従業員向けテンプレート名] は、従業員にも公開される名前です。

従業員宛の合意依頼メールに書類の名前として、表示されます。

「雇用契約書」や「条件通知書」などの一般的な名称を入力してください。

[管理者向けテンプレート名] は、管理者が用途を把握しやすいよう、別途設定できる名前です。

従業員に対しては公開されません。

管理者向けテンプレート名が設定されている場合、ダッシュボードや管理画面上での書類テンプレート名にはこちらが用いられます。

「雇用契約書（2020年4月入社用）」「条件通知書（外国籍アルバイト用）」など、管理用の情報をテンプレート名に含めることができます。

4. エディタを操作して書類を作成し、[登録] をクリック

エディタを操作して書類テンプレートを作成し、 [登録] をクリックして保存します。

5. 書類テンプレート一覧に追加されたテンプレート名をクリックしてプレビュー

登録した書類テンプレートは、書類テンプレート一覧画面から閲覧できます。

書類テンプレート名をクリックすると、プレビューが表示されます。 

書類テンプレートのメニュ―

プレビュー画面右上の [...] メニュー をクリックすると、書類テンプレートの編集や削除などの操作メニューが表示されます。