書類テンプレートとは
従業員と結ぶ契約書の雛形を 書類テンプレート と呼びます。
SmartHRで管理している項目を、書類テンプレート内に配置することで、対象の従業員ごとの情報が挿入された書類を自動生成できます。
雇用契約機能にあらかじめ用意してある書類テンプレート
- 機密・個人情報に関する誓約
- 雇用契約書
この2つの書類テンプレートは、雇用契約機能をインストールした時点で、すぐに書類テンプレート一覧画面から使用できます。
こちらを編集やコピーして使うことも可能です。
書類テンプレートの作成手順
1. [設定] > [書類テンプレート] をクリック
雇用契約機能ダッシュボード画面上部にある、[設定] > [書類テンプレート] をクリックすると、書類テンプレート一覧が表示されます。
2. [+ テンプレートの作成] をクリック
書類テンプレート一覧画面右にある、 [+ テンプレートの作成] をクリックすると、書類テンプレート作成画面が表示されます。
3. テンプレート名を入力する
テンプレート名を入力します。 テンプレート名は2種類設定できます。
[従業員向けテンプレート名] は、従業員にも公開される名前です。
従業員宛の合意依頼メールに書類の名前として、表示されます。
「雇用契約書」や「条件通知書」などの一般的な名称を入力してください。
[管理者向けテンプレート名] は、管理者が用途を把握しやすいよう、別途設定できる名前です。
従業員に対しては公開されません。
管理者向けテンプレート名が設定されている場合、ダッシュボードや管理画面上での書類テンプレート名にはこちらが用いられます。
「雇用契約書（2020年4月入社用）」「条件通知書（外国籍アルバイト用）」など、管理用の情報をテンプレート名に含めることができます。
4. エディタを操作して書類を作成し、[登録] をクリック
エディタを操作して書類テンプレートを作成し、 [登録] をクリックして保存します。
レイアウトの作成・編集をする、エディタのツールバーの使い方は別ページで案内しています。
また、Wordからコピーしてレイアウトに貼り付けることもできます。
※Wordのレイアウトを完全に再現するものではなく、書式の情報を保持する機能となります。
詳しくは以下のページをご覧ください。
5. 書類テンプレート一覧に追加されたテンプレート名をクリックしてプレビュー
登録した書類テンプレートは、書類テンプレート一覧画面から閲覧できます。
書類テンプレート名をクリックすると、プレビューが表示されます。
書類テンプレートのメニュ―
プレビュー画面右上の [...]メニュー をクリックすると、書類テンプレートの編集や削除などの操作メニューが表示されます。
