書類テンプレートとは
従業員に配付する書類のひな形を 書類テンプレート と呼びます。
書類テンプレート内に テンプレート変数 を挿入しておくと、依頼時に従業員ごとの情報を差し込んだ書類を作成できます。
文書配付機能にあらかじめ用意してある書類テンプレート
- 機密・個人情報に関する誓約
- 雇用契約書
この2つの書類テンプレートは、文書配付機能をインストールした時点で、すぐに書類テンプレート一覧画面から使用できます。
こちらを編集やコピーして使うことも可能です。
書類テンプレートの作成手順
1. [設定] > [書類テンプレート] をクリック
文書配付メニューから [設定] をクリックし、プルダウンリストにある [書類テンプレート] をクリックすると、 [書類テンプレート一覧] 画面が表示されます。
2. [+ テンプレートの作成] をクリック
[書類テンプレート一覧] 画面右にある、 [+ テンプレートの作成] をクリックすると、[テンプレートのタイプを選択] 画面が表示されます。
3. 書類のタイプを選択する
[テンプレートのタイプを選択] 画面で、テンプレートから作成する書類が [合意が必要な書類] か [合意がいらない書類] かを選択します。
[作成] をクリックして、 [書類テンプレートの新規作成] 画面に移動します。
合意が必要な書類 は、従業員に合意を依頼する書類です。
受け取った従業員は内容を確認し、合意した場合は署名をします。
合意が必要な書類 は、差し戻し と 破棄 ができます。
合意がいらない書類 は、従業員に確認を依頼する書類です。
受け取った従業員は内容を確認します。
書類のタイプ は、書類テンプレートのステータスが 下書き の場合のみ、書類テンプレートの編集画面で変更可能です。
使用中の書類テンプレートの書類タイプは変更できますか？4. テンプレート名を入力する
テンプレート名 を入力します。 テンプレート名は2種類設定できます。
[従業員向けテンプレート名] は、従業員にも公開される名前です。
従業員宛の合意依頼メールに書類の名前として、表示されます。
「雇用契約書」や「条件通知書」などの一般的な名称を入力してください。
[管理者向けテンプレート名] は、管理者が用途を把握しやすいよう、別途設定できる名前です。
従業員に対しては公開されません。
管理者向けテンプレート名が設定されている場合、ダッシュボードや管理画面上での書類テンプレート名にはこちらが用いられます。
「雇用契約書（2020年4月入社用）」「条件通知書（外国籍アルバイト用）」など、管理用の情報をテンプレート名に含めることができます。
5. 書類の文面を作成し、[登録] をクリック
[レイアウト] エリアで書類の文面を作成し、 [登録] をクリックして保存します。
レイアウトの作成・編集をするツールバーの使い方は別ページで案内しています。
また、Wordからコピーしてレイアウトに貼り付けることもできます。
※Wordのレイアウトを完全に再現するものではなく、書式の情報を保持する機能となります。
詳しくは以下のページをご覧ください。
6. 書類テンプレート一覧に追加されたテンプレート名をクリックしてプレビュー
登録した書類テンプレートは、[書類テンプレート一覧] 画面から閲覧できます。
[テンプレート名] をクリックすると、テンプレートの詳細画面になります。
書類テンプレートのメニュ―
テンプレート詳細画面右上の [...]メニュー をクリックすると、テンプレートのプレビューや削除などの操作メニューが表示されます。
