就労条件通知を含む書類（労働条件通知書または就業条件明示書）を電子通知する方法を説明します。
就労条件通知を含む書類の電子通知は、2019年4月より、電磁的方法（メール・PDFファイル等）による交付が可能になりました。
交付にあたっては、労働基準法 第15条第1項及び、労働基準法施行規則 第5条第4項に基づき、以下3つのポイントを抑えている必要があります。
- 労働者自身が電子上での通知を希望した場合のみ電子化が可能
- 労働者が希望しない場合は、いままで通り書面での通知が必要
- 労働者が電子通知を希望したこと・実際に通知を受けたことの証跡を残す
SmartHRでは、就労条件通知を含む書類を送る際には、合意依頼を受け取った従業員に「電子通知を希望する/しない」の確認ステップを入れています。
設定方法
- 書類テンプレートを作成する を参考にテンプレートを作成します。
- テンプレート作成時に就労条件を含む書類かどうかを選択します。
- 書類のセットを作成する を参考に、書類セットを作成します。
- 依頼グループの作成（従業員に依頼を送信する手順）を参考に、書類への合意を作成します。
- 以降は通常通りのやり取りを行います。
就労条件の電子通知が拒否されたら
従業員及び依頼受信者は就労条件の電子通知を希望しないことを選択できます。
電子通知を希望しない場合は、書面での通知を必ず行う必要があります。
書面通知の対応方法
- 「電子通知を希望しない」依頼が存在すると、ダッシュボード上にお知らせが表示されます。
- お知らせをクリックし、詳細画面にアクセスします。
- 該当の就労条件を含む書類にアクセスし、書類を印刷します。
- 書面を従業員に渡します。
- 再度、該当の就労条件を含む書類にアクセスし、書面通知を行った旨を記録します。
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