適用日を指定して、従業員情報を登録する方法を記載します。
この機能を利用して、過去の給与情報や所属部署などを登録し、履歴として保存できます。
利用には、以下の2つのケースがあります。
- SmartHRに登録済みの従業員の履歴情報を追加する
- 新規にSmartHRに従業員を登録する際に過去の日付で登録する
適用日を指定して従業員情報を登録する機能は、スタンダードプラン 以上のご契約でご利用いただけます。
※プラン変更に関してはスタンダードプランについてのお問合せ｜SmartHRよりお問い合わせください
- 同じ適用日の履歴は追加できません。
SmartHRに登録済みの従業員の履歴情報を追加する
1.［従業員リスト］> 従業員の名前をクリック
画面右上にある［従業員リスト］をクリックすると、従業員が一覧表示されます。
一覧で、適用日を指定して情報を登録したい従業員の名前をクリックしてください。
2.［履歴一覧］をクリック
従業員情報の項目下部にある［履歴一覧］をクリックすると、変更履歴一覧画面に移ります。
履歴一覧へのリンクが表示されるのは、操作するアカウントが従業員項目の閲覧権限と、従業員情報履歴の閲覧権限を持つ場合のみです。
従業員項目の権限設定について、詳しくは下記のページをご覧ください。
3.［+履歴を追加］をクリック
変更履歴一覧画面の右上にある［+履歴を追加］をクリックすると、適用日を指定する画面が表示されます。
4.［適用日］を入力し、［登録を開始する］をクリック
［適用日］を入力して、［登録を開始する］をクリックします。
［登録を開始する］をクリックすると、従業員情報の編集画面上部に選択した適用日が記載されたメッセージが表示されます。
5. 必要な従業員情報を入力し、［更新する］をクリック
従業員情報の編集画面で必要な情報を入力し、画面右下にある［更新する］をクリックしてください。
この操作の時点で削除されている部署には、（削除済み）と表示されます。過去に同じ名前の部署が存在した場合も、現在使われている部署を見分けられます。
「適用日」という項目で指定することで、複数の従業員の履歴情報のファイルを使った一括更新もできます。
新規にSmartHRに従業員を登録する際に過去の日付で登録する方法
1.［従業員管理］>［新規登録する（手入力）］をクリック
画面上部メニューの ［従業員管理］>［新規登録する（手入力）］ をクリックします。
2. 従業員情報を入力し、［従業員情報適用日］で［指定する］をクリック
必要な従業員情報を入力し、画面下の［従業員情報適用日］にて［指定する］をクリックしてください。
従業員情報の登録画面に表示されるのは、操作するアカウントが閲覧権限を持つ従業員項目のみです。
従業員項目の権限設定について、詳しくは下記のページをご覧ください。
3. ［適用日］を入力し、［登録する］をクリック
［適用日］を入力し、［登録する］をクリックします。
※ ②で［指定しない］を選択して登録すると、［適用日］=［登録日］になります
複数の従業員情報のファイルを使った一括登録もできます。
■適用日とは？
従業員情報を登録する際に指定できるデータの有効開始日です。
指定しなかった場合は登録日と同日になります。
■登録日とは？
従業員情報を登録した日です。
例：4月1日に、3月1日時点の情報を登録した場合、4月1日が登録日、3月1日が適用日になります。