SmartHR での入社の手続き依頼と同時に、雇用契約書など従業員に文書配付ができます。

あらかじめ済ませておくこと

従業員に雇用契約書を送る前に、以下を済ませてください。

また、雇用契約書など書類の作成に使用する 書類テンプレート に従業員項目を利用した テンプレート変数 を使っている場合は、従業員登録時にその従業員項目への入力も完了しておく必要があります。

なお、住所に限り、従業員本人に入力を依頼する機能があります。

• SmartHR への従業員登録
• 書類テンプレート の作成
• 書類のセット の作成

依頼グループから書類を作成する

1. [+ 書類を作成] をクリックして、依頼グループを作成する

[ダッシュボード] 画面の [+ 書類を作成] をクリックし、 [依頼グループの作成] 画面を表示します。

依頼に使用する [書類のセット] を選択の上 [次へ] をクリックして、依頼グループを作成します。

2. 送り先の従業員を選択し、[選択した従業員を追加する] をクリック

社員番号の左側にあるボックスにチェックを入れて [選択した従業員を追加する] をクリックして、依頼グループに従業員を追加します。

氏名や社員番号などの「フリーワード」、「入社年月日」を指定して追加候補の従業員を絞り込めます。

3. 書類の内容を確認し、[まとめて依頼を送信] をクリック

書類作成の準備が整うと、 書類のステータス が 編集中 になります。

書類テンプレートに挿入した テンプレート変数 のうち入力必須項目に設定した項目の従業員情報が登録されていないと、書類の作成ができず、依頼の送信ができません。

書類のステータスが 編集中 の書類は、 書類 の欄の書類名をクリックすると従業員ごとに配付される書類の内容を確認できます。

書類の準備が済んだら、社員番号の左側にあるボックスにチェックを入れて [まとめて依頼を送信] をクリックすると、順次、書類テンプレートから従業員ごとの書類を作成し、送信する処理が開始されます。

SmartHR への招待を送信する

4. [書類準備中] のタブから、招待ページに移動

文書配付機能の依頼送信を終えたら、SmartHR への招待の送信をします。

[書類準備中] タブの [入社手続きと併せて招待する場合はこちら] をクリックして、[入社手続き依頼一覧] 画面を表示します。

手続きを作成せず、SmartHR への招待をするには、[従業員として招待する場合はこちら] をクリックしてください。

5. 従業員を選択し、[依頼を作成する] をクリック

入社手続きの入力依頼をする従業員を選択し、 [依頼を作成する] をクリックします。

一覧の [雇用契約同時依頼] 欄には、依頼グループ名 が表示されます。

操作は以上で終了です。

6. 文書配付機能の進捗確認は [依頼グループ] から

文書配付機能で依頼した内容の進捗は [依頼グループ詳細] 画面で確認します。

従業員が依頼グループに含まれるすべての書類の確認・合意を完了するまでは、 [未完了] タブに表示されます。

開封ステータス、書類ごとの進捗も確認できます。

すべての書類の確認・合意を終えた従業員は [完了] タブに表示されます。