A. 列のデータ形式を「文字列」に指定してください。
従業員の一括登録や部署の一括追加などで使用する、SmartHRからダウンロードしたCSVファイルをExcelで開くと、「0」が消えてしまう場合や、数値が日付として表示される場合があります。
社員番号や部署コードを「00001」のように採番しているケースでは、CSVファイルを編集する際にSmartHR上では登録されている0が消えてしまい、CSVファイルを使った設定がエラーになることがあります。
先頭の「0」が消えてしまう事象は、「整数ではない数列は最初の0が消えてしまう」というExcelの仕様が原因です。
以下に回避方法をまとめました。
Windows版 Excel 2016の場合
1. メニュー[データ]>[テキストファイル]をクリック
新しいスプレッドシートを用意し、メニュー[データ]>[テキストファイル]をクリックします。
[テキストファイル]をクリックすると、ファイルを選択するウィンドウが表示されます。
2. ファイルを選択して[インポート]をクリック
読み込むCSVファイルを選んだら、ウィンドウ下にある[インポート]をクリックしてください。
3. テキスト ファイル ウィザードの内容を確認し、「先頭行をデータの見出しとして使用する」を選択して[次へ]をクリック
4. 区切り文字の「タブ」「カンマ」にチェックを入れ、[次へ]をクリック
5.「0」を消したくない列に対して、列のデータ形式「文字列」を選択し、[完了]をクリック
データのプレビューで「0」を消したくない列が選択されていることを確認し、列のデータ形式は[文字列]を選択し、[完了]をクリックします。
列を選択しているかどうかは、文字色と背景色で判断してください。
- 列の選択ができている場合:文字色が白、背景色が黒で表示されています。
- 列の選択ができていない場合:文字色が黒、背景色が白で表示されています。
列の選択ができていない場合、列を選択するには[列名]をクリックしてください。
6. 取り込んだデータを配置する場所を指定し、[OK]をクリック
取り込んだデータを配置するシートと行・列を指定して[OK]をクリックすると、データが正しく取り込まれます。
Windows版 Excel Office365の場合
1. Excelで新規シートを作成
Excelを開き、[空白のブック]をクリックして新規シートを作成します。
2.[データ]メニュー >[テキストまたはCSVから]をクリック
画面上部にある[データ]メニューを選択後、[テキストまたはCSVから]をクリックします。
3. CSVファイルを選択し、[インポート]をクリック
データの取り込み画面が表示されるので、CSVファイルを選択して[インポート]をクリックします。
4.[データの変換]をクリック
CSVファイルをインポートすると、ファイルの内容が表示されます。
画面右下にある[データの変換]をクリックしてください。
5. 社員番号が含まれる列が選択されていることを確認
社員番号が含まれる列が選択されていると、列全体が薄緑色で表示されます。
列が選択されていない場合は、列名の[社員番…]をクリックして、列全体を選択してください。
6.[変更された型]をクリック
画面右下の[適用したステップ]にある[変更された型]をクリックします。
7. カーソルを「社員番号が含まれる列」にあわせて右クリックし、[型の変更]>[テキスト]を選択
カーソルを社員番号が含まれる列にあわせて右クリックし、表示されるメニューから[型の変更]>[テキスト]を選択します。
この操作によって「数値(整数)」として扱われていた情報を「テキスト」として扱うよう指定します。
8.[現在のものを置換]をクリック
[型の変更]>[テキスト]をクリックすると、[列タイプの変更]ダイアログが表示されます。
[現在のものを置換]をクリックすると、テキスト化したデータが反映されます。
9.[閉じて読み込む]をクリック
[閉じて読み込む]をクリックすると、設定した内容が適用され、社員番号の先頭の「0」が表示されます。
Excel for Macの場合
1. Excelで新規シートを作成
Excelを開き、[空白のブック]をクリックして新規シートを作成します。
2.[ファイル]>[インポート]の順にクリック
メニュー項目[ファイル]>[インポート]の順にクリックします。
3.[CSVファイル]を選択し、[インポート]をクリック
インポートダイアログが表示されるので、[CSVファイル]を選択し、[インポート]をクリックします。
インポートするファイルを選択し、[データ取り出し]をクリックします。
4. [区切り記号付き]を選択し、[次へ >]をクリック
テキスト ファイル ウィザードの内容を確認し、区切るデータの形式は[区切り記号付き]を選択し、[次へ >]をクリックします。
5. [タブ][カンマ]を選択し、[次へ >]をクリック
区切り文字は[タブ]と[カンマ]を選択し、[次へ >]をクリックします。
6. 選択したデータのプレビューで、[社員番号]の列が選択されていることを確認
選択したデータのプレビューで、[社員番号]の列が選択されていることを確認します。
列が選択されている場合、文字色が白、背景色が黒で表示されています。
列が選択されていない場合は文字色が黒、背景色が白で表示されているので、列をクリックして選択してください。
7. 列のデータ形式は[文字列]を選択し、[完了]をクリック
列のデータ形式は[文字列]を選択し、[完了]をクリックします。
[文字列]を選択すると、選択したデータのプレビューで列のデータ形式が[標準]から[文字列]に変更されたことが確認できます。
8. 取り込んだデータを配置する場所を指定し、[OK]をクリック
取り込んだデータを配置するシートと行・列を指定して、右下にある[OK]をクリックすると、データが正しく取り込まれます。