Excelや給与計算ソフトから出力した計算結果（CSVファイル）をSmartHRに取り込み、給与明細・賞与明細を従業員に配布できる機能です。
従業員は各自SmartHRにログインし、配布された給与明細・賞与明細を確認できます。
今まで行っていた印刷・手渡し・郵送での配布といった作業を軽減します。
給与明細と賞与明細の作成方法や明細項目は共通で、明細の見出しの表示のみ異なります。
▼ 給与明細サンプル
マネーフォワード クラウド給与データを、直接SmartHRに取り込むことも可能です。（CSVデータは不要です）
詳しくは下記のページをご確認ください。
マネーフォワード クラウド給与の給与明細データをSmartHRに取り込む
事前準備① 明細項目の登録
CSVインポートを行う前に、明細に印字する項目を追加します。
明細項目の設定方法は以下のページをご覧ください。
■ ひと項目ずつ手入力で設定する場合
■ 一括登録（CSVデータの取り込み）する場合
設定可能な明細項目種別は以下の通りです
| 項目種別 | 設定例 | 備考 |
|---|---|---|
| 支給 | 基本給, 職務手当, インセンティブ, 通勤手当, etc | |
| 控除 | 健康保険, 厚生年金保険, 雇用保険, 所得税, 住民税, etc | |
| 勤怠 | 出勤日数, 所定休日出勤日数, 有給日数, etc | 単位（時間か日）を指定することが可能です |
| その他・ 合計 |
差引支給額, 支給合計, 控除合計, 累積出勤時間, 累積所得 | 差引支給額, 支給合計, 控除合計 はそれぞれ1つのみの 登録となります（複数登録はできません） |
事前準備② 給与データの準備
給与明細情報をまとめたデータをCSV形式で用意します。
サンプルのテンプレートファイルをご用意しておりますので、ご活用ください。
CSVの各セルで入力可能な文字列について
| カラム名 | 必須 | 説明 |
|---|---|---|
| 社員番号 | ◯ | 必ず A 列に記載してください。社員番号を元に、該当する従業員の明細を作成します |
| 備考 | – | 最大200文字まで入力できます。改行も可能です。 （※ PDFには6行目以後は印字されません） （例）今月より社会保険料が変更になりました |
| 事前準備①で登録した明細項目 | ◯ | 先述の事前準備①で登録した項目名の通り記載してください。明細にもそのまま印字されます。（例）基本給、健康保険料、所定就労日など |
CSVの値が空の場合、該当する従業員の給与明細には項目も表示されません。
給与データのインポート
下記手順で、事前準備②でご用意いただいたデータをインポートします。
1. [機能] > [給与明細] をクリック
トップページ左の [機能] 欄にある [給与明細] をクリックします。
2. [追加する] をクリック
給与明細一覧画面に表示された [追加する] をクリックすると、給与明細の作成画面に移動できます。
3. [取り込む] をクリック
必須項目に情報を入力後、事前準備②で用意したCSVファイルを選択し、 支給タイプや支給日、対象期間を入力してから、[取り込む] をクリックします。
4. [登録] をクリック
明細の名前を変更する場合はそれぞれ名前を編集し、[登録] をクリックすると、明細データの取り込み処理が始まります。
5. [共通設定] > [バックグラウンド処理] をクリック
アップロードの結果を [共通設定] > [バックグラウンド処理] にてご確認ください。アップロードに失敗していた場合は、エラー詳細を確認の上、再度登録してください。
※ アップロードに成功していても、この時点では給与明細書は従業員側に表示されません。従業員が給与明細を見られる状態にするには次項の対応を行ってください。
賞与明細の場合は、 [支給タイプ] で [賞与] を選択してください。
従業員への公開と通知
1. インポートされた内容を確認する
該当の給与明細一覧を開き、インポートされた内容に誤りがないか確認をしてください。
明細の内容に誤りがある場合は、以下の記事をご覧ください。
管理者向け名称と従業員向け名称
管理者向けに設定した名称は、トップページ左側の [機能] 欄にある [給与明細] をクリックして移動する [給与明細一覧] 画面に表示されます。
従業員画面では従業員向けに設定した名前が給与明細に表示されます。
2. [確定して公開予約に進む] をクリック
誤りがなければ、[確定して公開予約に進む] をクリックします。
3. [公開時刻] を設定し、[公開を予約する] をクリック
[公開時刻] を設定し、[公開を予約する] をクリックします。
※ 即座に公開したい場合は、手順3で現時刻よりも前の日時を指定してください。
※ [公開と同時に通知を行う] にチェックを入れた状態で公開予約をすると、公開と同時に通知メールが従業員に届きます。
4. 給与明細の公開を待つ
指定した公開時刻になり次第、給与明細の公開が始まります。公開後、従業員画面にて給与明細を確認できます。
5. 任意のタイミングで通知を送る
手順3で [公開と同時に通知を行う] にチェックを入れなかった場合は、通知したい従業員を選択し、別途任意のタイミングで通知を送ることができます。
通知メールの文面のカスタマイズの詳しい手順は下記のページをご覧ください。
従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズする
▼ 通知メールサンプル
給与明細の修正（削除）
下記のページで詳しい手順をご案内しています。
（削除を行うと一覧に表示されているすべての従業員の給与明細が削除されます）