SmartHRを利用するアカウントごとにその操作や閲覧ができる範囲を設定する機能を 権限 と呼びます。
あらかじめ「管理者」「事務担当者」「メンバー」「退職者」の4つのシステム標準権限を用意していますが、それらでは適わない利用可能範囲を設けるために、 カスタム権限 を追加できます。
ここでは、カスタム権限を作成し、追加する方法を説明します。
従業員としてSmartHRを利用する際の権限は、「メンバー」での運用をおすすめします。
カスタム権限を作成する
1. 画面右上のアカウント名 > [共通設定] > [権限]をクリック
画面右上のアカウント名 > [共通設定] の順番にクリックし、画面左に表示されるメニューの [権限] をクリックします。
2. [+権限を追加する]をクリック
[権限] をクリックすると表示される [権限のカスタマイズ] 欄画面右にある、 [+権限を追加する] をクリックします。
3. 情報入力と設定を行い、[登録する]をクリック
[基本設定] [セキュリティ設定] [機能の制限] [従業員カスタムフィールドの制限] の設定グループごとに設定します。
- ロールの名前（＝権限名） … カスタム権限に名前をつけて入力してください（一覧に表示されます）
- ロールの説明 … 作成した権限の内容が把握できるように説明を入力してください。
- 従業員情報の操作可能範囲（必須）… 従業員一覧の閲覧や、他人に関する手続きの作成が可能な範囲を指定します。
- 手続き情報の参照可能範囲（必須） … 「すべての手続きが参照できる」または、「自分で作成した手続きのみ参照できる」かを指定します。
- 機能の制限 … 従業員情報や給与明細、共通設定などの機能に関しての利用可能範囲を指定します。
- 申請の制限 … 申請機能のフォーム作成や依頼・承認に関しての利用可能範囲を指定します。
- 従業員カスタムフィールドの制限 … 従業員情報のカスタム項目に関しての利用可能範囲を指定します。
- 「作成」「更新」「削除」をするには、「閲覧」の権限が必要です。
- 手続きの書類によっては、マイナンバー情報や給与情報が紐付いているものもあります。その場合、手続き権限を持ったユーザーは、マイナンバー情報や給与情報を確認できるので、ご注意ください。
終わったら [登録する] をクリックします。
カスタム権限をアカウントに付与する方法は、下記のページをご覧ください。
従業員以外のアカウント（＝メンバー権限ではないアカウント）をSmartHRに追加・招待する
アカウントの権限（ロール）を変更する
カスタム権限を削除する
1. 画面右上のアカウント名 > [共通設定] > [権限]をクリック
画面右上のアカウント名 > [共通設定] の順番にクリックし、画面左に表示されるメニューの [権限] をクリックします。
2. [権限をカスタマイズ] > 削除したい権限をクリック
[権限をカスタマイズ] 一覧の中から削除したいカスタム権限をクリックすると、権限の編集画面に移動します。
3. [...]メニュー > [削除する]をクリック
編集画面右上にある、 [...] メニュー の [削除する] をクリックします。
システム標準権限やアカウントと紐づけられている権限は削除できません。（ [...] メニュー が表示されません）
基本設定の操作・参照可能範囲について
従業員情報の操作可能範囲について
従業員情報の参照、手続きの依頼などを実施する際に、従業員の対象範囲を制限します。
下記5種類の設定が可能です。
詳しくは 従業員情報の操作可能範囲とは もご覧ください。
- 全従業員
- 本人
- 本人 ＋ 同じ部署に所属する従業員
- 本人 ＋ 同じ部署とその配下の部署に所属する従業員
- 本人 ＋ 配下の部署に所属する従業員
手続き情報の参照可能範囲について
「他の人が作成した手続きも含む」手続きを参照できる、または「自分で作成したもののみ」参照できるかを指定できます。
【他の人が作成した手続きも含む場合】
【自分で作成したもののみの場合】
申請の制限の閲覧範囲について
「自分が経路に入っている申請のみ」または「すべての申請」を指定できます。
[すべての申請] を選択すると、全従業員の申請を閲覧でき、依頼や承認権限を持っている場合にはすべての申請の承認もできるようになります。管理者並みの権限を持つことになるため、設定にはご注意ください。
申請機能の権限については、下記のページで詳しく説明しています。