給与計算ソフトから出力したCSVファイルや、源泉徴収票のPDFファイルをSmartHRに取り込み、従業員へ配付できる機能です。
印刷・手渡しでの配付・再発行による負担を軽減します。
多くの給与計算ソフトは、賃金台帳（給与明細）のように源泉徴収票をCSVファイルとしてダウンロードできません。
SmartHRでは、源泉徴収票のCSVファイルを入手できないユーザーさまに向けて PDFファイルの源泉徴収票をアップロードできる仕組み を用意しています。
発行できるもの
従業員向けの源泉徴収票（受給者交付用）
CSVファイルをアップロードし、PDFファイルの源泉徴収票を従業員に配付する
1. トップページの [源泉徴収票] をクリック
トップページ左側にある [源泉徴収票] をクリックすると、源泉徴収票の一覧ページに移ります。
2. [+発行する] をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある [+発行する] をクリックすると「源泉徴収票を発行する」ページに移ります。
既存の源泉徴収票一覧にCSVファイルをアップロードして追加する場合
源泉徴収票一覧からステータスが [未確定] の源泉徴収票をクリックすると、源泉徴収票の詳細ページに移ります。
続いて、手順4に進んでください。
3. 源泉徴収票の [名前] と[年] を入力し、[発行する] をクリック
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年をプルダウンメニューから選択して [発行する] をクリックすると、源泉徴収票一覧画面に移ります。
4. [+登録する] > [CSVから取り込む] をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある [+登録する] をクリックすると、「登録方法の選択」画面が表示されます。
[CSVから取り込む] をクリックすると、「給与ソフトからエクスポートした CSV ファイルを選択してください」と表示されたページに移ります。
5. [ファイルを選択] をクリックし、CSVファイルを選択後、[インポート] をクリック
[ファイルを選択] をクリックし、アップロードするCSVファイルを選択後、[インポート] をクリックすると、画面に「源泉徴収票の取り込みを予約しました」とメッセージが表示されます。
バックグラウンド処理の完了を待ちます。
アップロードするCSVファイルは、下図のように1行目を項目名とし、2行目以降に各従業員さまの源泉徴収票情報を記入した状態でご準備ください。
[インポート] の下にある [サンプルのCSVファイルをダウンロード] をクリックすると、サンプルのCSVファイルをダウンロードできます。
項目名（カラム名）の一覧は、CSVファイルのインポート画面下部に掲載しています。
項目名（カラム名）一覧表の左端にある項番の列（A, B, Cなど）は、CSVファイルに記入する必要はありません。
各項目と源泉徴収票上の記載位置の紐付きを確認するためにお使いください。
各項目と源泉徴収票の記載位置の紐付きは、以下のPDFファイルで確認できます。
PDFファイルの内容は、CSVファイルのインポート画面内に「各項目と源泉徴収票の紐付きはこちらでご確認いただけます」の文字リンクからも確認できます。
6. CSVファイルが取り込まれたことを確認し、確定と通知を行なう
バックグラウンド処理完了後、源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、[確定する] をクリックすると、源泉徴収票を確定します。
通知したい従業員にチェックを入れ、[通知する] をクリックすると従業員への通知を行ないます。
PDFファイルをアップロードし、従業員に配付する
1. トップページの [源泉徴収票] をクリック
トップページ左側にある [源泉徴収票] をクリックすると、源泉徴収票の一覧ページに移ります。
2. [+発行する] をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある [+発行する] をクリックすると「源泉徴収票を発行する」ページに移ります。
既存の源泉徴収票一覧にPDFファイルをアップロードして追加する場合
源泉徴収票一覧からステータスが [未確定] の源泉徴収票をクリックすると、源泉徴収票の詳細ページに移ります。
続いて、手順4に進んでください。
3. 源泉徴収票の [名前] と[年] を入力し、[発行する] をクリック
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年をプルダウンメニューから選択して [発行する] をクリックすると、源泉徴収票一覧画面に移ります。
4. [+登録する] > [PDFを従業員と紐付ける] をクリック
源泉徴収票一覧画面の右上にある [+登録する] をクリックすると、「登録方法の選択」画面が表示されます。
[PDFを従業員と紐付ける] をクリックすると、「PDF を従業員と紐付ける」と表示されたページに移ります。
5. PDFファイルを選択し、[紐付けた書類を確認する] をクリック
画面中央のスペースにPDFファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロードします。
画面中央のスペースをクリックし、PDFファイルを選択する方法でもアップロードできます。
PDFファイルをアップロードすると、ステータス名と件数の下に詳細が表示されます。
ファイル名を以下のように設定すると、SmartHRに登録されている従業員情報と紐付けて登録できます。
- ファイル名： 社員番号@●●●●.pdf
ファイル名が上記に沿っていない場合や、ファイル形式がpdfでない場合はエラーになり、アップロードができません。
ステータスが [保存完了] になっていることを確認し、[紐付けた書類を確認する] をクリックすると、源泉徴収票一覧画面に移ります。
6. PDFファイルを確認し、確定と通知を行なう
源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、[確定する] をクリックすると、源泉徴収票を確定します。
通知したい従業員にチェックを入れ、[通知する] をクリックすると従業員への通知を行ないます。
源泉徴収票を削除する（PDF、CSV共通）
源泉徴収票の削除については、下記のページで詳しい手順をご案内しています。
- インポート後（確定前）、項目ごとの修正はできません。該当従業員のデータを削除し、再度正しいデータでのインポートが必要です。
- 確定後は、従業員ごとの削除はできません。グループ単位の削除となり、削除後に再度全員分の正しいデータをインポートする必要があります。