従業員情報・家族情報に登録されているデータを、Excel (.xlsx) またはCSV形式でダウンロードできます。
カスタムダウンロードフォーマットを利用すると、外部システムへの取り込みに適したファイルをダウンロードできます。
項目名を変更したり、一部の項目を結合したりして、従業員情報をダウンロードできます。
カスタムダウンロードフォーマットは、スタンダードプラン以上でご利用いただけます。
スタンダードプランのご利用料金については、スタンダードプランお見積りからお問い合わせください。
2020年11月5日より、ダウンロードファイルの仕様が変更となりました。
ダウンロード項目の新しいフォーマットの詳細は以下のファイルから確認できます。
［従業員リスト］画面に移動する
画面右上にある［従業員リスト］をクリックすると、［従業員リスト］画面が表示されます。
標準ダウンロードフォーマットでダウンロードする
1. ダウンロードしたいリストを指定
画面左上の［在籍中の従業員▼］をクリックし、ダウンロードしたいリストを指定します。
プルダウンリストには、［在職中の従業員］［休職中の従業員］［退職済みの従業員］［全従業員］と、登録済みのカスタムリストが表示されます。
カスタムリストは、任意の条件で抽出した従業員リストを保存する機能です。
詳しくは、従業員リストの使い方を参照ください。
2.［ダウンロード］をクリック
画面中央の ［ダウンロード］をクリックすると、［従業員情報のダウンロード］ダイアログが表示されます。
3.［標準ダウンロードフォーマット］をクリックし、［ダウンロード］をクリック
［標準ダウンロードフォーマット］をクリックし、ダウンロードするデータの対象範囲や項目を指定します。
［ダウンロード］をクリックするとバックグラウンド処理が開始されます。
スタンダードプラン以上をご利用の場合、［ダウンロード対象範囲］で［従業員情報＋家族情報］を選択すると［家族情報の出力形式］を指定できるようになります。
ファイルのダウンロード後、SmartHRで家族情報の一括登録・更新を予定している場合は「横並び」を指定してください。
SmartHRの仕様上、縦並びのファイルでは家族情報を一括更新できません。
家族情報の出力形式の違いには、家族情報の出力形式（横並び・縦並び）とはをご覧ください。
4.［バックグラウンド処理］画面からデータをダウンロードする
バックグラウンド処理が終了すると、管理者宛に通知が届きます。
［バックグラウンド処理］画面から、ファイルをダウンロードしてくだい。
カスタマイズしたフォーマットでダウンロードする
1.［ダウンロード］をクリック
画面中央の ［ダウンロード］をクリックすると、［従業員情報のダウンロード］ダイアログが表示されます。
2.［カスタムダウンロードフォーマット］を登録
［カスタムダウンロードフォーマット］をクリックすると、［カスタムダウンロードフォーマット］画面が表示されます。
以下の記事を参考に、［カスタムダウンロードフォーマット］を登録してください。
3.［カスタムダウンロードフォーマット］を指定し、［ダウンロード］をクリック
手順2で登録した［カスタムダウンロードフォーマット］を指定し、［ダウンロード］をクリックするとバックグラウンド処理が開始されます。
ダウンロードされるのは、画面に表示されている従業員ではありません。
ダウンロード対象の従業員は、［カスタムダウンロードフォーマット］画面で指定します。
| ダウンロード対象の従業員 | |
| 標準ダウンロードフォーマット | ［従業員情報のダウンロード］ダイアログで指定 （［現在表示している従業員］か［全従業員（在職・休職・退職すべて）］） |
| カスタムダウンロードフォーマット | ［カスタムダウンロードフォーマット］画面で指定 （指定方法は、ダウンロード設定を編集するを参照） |
4.［バックグラウンド処理］一覧からデータをダウンロードする
バックグラウンド処理が終了すると、管理者宛に通知が届きます。
［バックグラウンド処理］画面から、ファイルをダウンロードしてくだい。
従業員情報、家族情報のダウンロードに関する注意点
- 閲覧権限の無い項目は、ダウンロードファイルに含まれません。
- 対象の従業員数が5,000人以上の場合、Excel形式でダウンロードできません。