従業員情報・家族情報に登録されているデータを、Excel (.xlsx) またはCSV形式でダウンロードできます。
カスタムダウンロードフォーマットを利用すると、外部システムへの取り込みに適したファイルをダウンロードできます。
項目名を変更したり、一部の項目を結合したりして、従業員情報をダウンロードできます。
カスタムダウンロードフォーマットは、スタンダードプラン以上でご利用いただけます。
スタンダードプランのご利用料金については、スタンダードプランお見積りからお問い合わせください。
[従業員リスト]画面に移動する
画面右上にある[従業員リスト]をクリックすると、[従業員リスト]画面が表示されます。
標準ダウンロードフォーマットでダウンロードする
1. ダウンロードしたいリストを指定
画面左上の[在籍中の従業員▼]をクリックし、ダウンロードしたいリストを指定します。
プルダウンリストには、[在職中の従業員][休職中の従業員][退職済みの従業員][全従業員]と、登録済みのカスタムリストが表示されます。
カスタムリストは、任意の条件で抽出した従業員リストを保存する機能です。
詳しくは、従業員リストの使い方を参照ください。
2.[ダウンロード]をクリック
画面中央の [ダウンロード]をクリックすると、[従業員情報のダウンロード]ダイアログが表示されます。
3.[標準ダウンロードフォーマット]をクリックし、[ダウンロード]をクリック
[標準ダウンロードフォーマット]をクリックし、ダウンロードするデータの対象範囲や項目を指定します。
[ダウンロード]をクリックするとバックグラウンド処理が開始されます。
スタンダードプラン以上をご利用の場合、[ダウンロード対象範囲]で[従業員情報+家族情報]を選択すると[家族情報の出力形式]を指定できるようになります。
ファイルのダウンロード後、SmartHRで家族情報の一括登録・更新を予定している場合は「横並び」を指定してください。
SmartHRの仕様上、縦並びのファイルでは家族情報を一括更新できません。
家族情報の出力形式の違いには、家族情報の出力形式(横並び・縦並び)とはをご覧ください。
4.[バックグラウンド処理]画面からデータをダウンロードする
バックグラウンド処理が終了すると、管理者宛に通知が届きます。
[バックグラウンド処理]画面から、ファイルをダウンロードしてくだい。
カスタマイズしたフォーマットでダウンロードする
1.[ダウンロード]をクリック
画面中央の [ダウンロード]をクリックすると、[従業員情報のダウンロード]ダイアログが表示されます。
2.[カスタムダウンロードフォーマット]を登録
[カスタムダウンロードフォーマット]をクリックすると、[カスタムダウンロードフォーマット]画面が表示されます。
以下の記事を参考に、[カスタムダウンロードフォーマット]を登録してください。
3.[カスタムダウンロードフォーマット]を指定し、[ダウンロード]をクリック
手順2で登録した[カスタムダウンロードフォーマット]を指定し、[ダウンロード]をクリックするとバックグラウンド処理が開始されます。
ダウンロードされるのは、画面に表示されている従業員ではありません。
ダウンロード対象の従業員は、[カスタムダウンロードフォーマット]画面で指定します。
ダウンロード対象の従業員 | |
標準ダウンロードフォーマット | [従業員情報のダウンロード]ダイアログで指定 ([現在表示している従業員]か[全従業員(在職・休職・退職すべて)]) |
カスタムダウンロードフォーマット | [カスタムダウンロードフォーマット]画面で指定 (指定方法は、ダウンロード設定を編集するを参照) |
4.[バックグラウンド処理]一覧からデータをダウンロードする
バックグラウンド処理が終了すると、管理者宛に通知が届きます。
[バックグラウンド処理]画面から、ファイルをダウンロードしてくだい。
従業員情報、家族情報のダウンロードに関する注意点
- 閲覧権限の無い項目は、ダウンロードファイルに含まれません。
- 対象の従業員数が5,000人以上の場合、Excel形式でダウンロードできません。