退職した従業員のSmartHRアカウントの権限を「退職者」に設定し、利用可能範囲を制限できます。
退職者権限が適用されたアカウントは、管理者がアカウントを削除しない限り、給与明細や源泉徴収の閲覧など一部の機能を引き続き利用できます。
ここでは、メールアドレスアカウントに退職者権限を適用するための設定を説明します。
「退職者」権限とは？
退職した従業員のSmartHRアカウントの権限を「退職者」に設定し、利用範囲を制限できます。
[退職者] 権限を適用することで、退職後、SmartHRのアカウントを持っている退職済みの従業員を、給与明細や源泉徴収の閲覧など一部の利用だけが可能な状態にします。
- 従業員リストで [退職済みの従業員] として表示されていても、メールアドレスアカウント設定画面で [退職者] に権限変更しない限り、権限は適用されません。
- アカウントの有効期限はありません。退職者権限が適用されたアカウントは、管理者がアカウントを削除しない限り、SmartHRにログインし、給与明細などの閲覧ができます。
退職者権限が適用される前の従業員画面
※申請フォームは、スタンダードプラン以上の場合のみ表示されます。
退職者権限が適用された従業員画面
退職者権限をアカウントに適用する
1. 画面右上のアカウント名 > [共通設定]をクリック
トップページ右上のアカウント名 をクリックしてメニューを開き、 [共通設定] をクリックして、共通設定画面を表示します。
2. [共通設定] > [メールアドレスアカウント]をクリック
画面左側に表示される [共通設定] > [メールアドレスアカウント] をクリックして、メールアドレスアカウント一覧を表示します。
3. […]メニュー > [アカウントを編集する]をクリック
退職者権限を適用する従業員を探し、該当する行の端にある [...] メニュー > [アカウントを編集する] をクリックすると、アカウントの編集画面が表示されます。
4. [ロール]を[退職者]に変更し、 [更新する]をクリック
アカウントの編集画面で、[ロール] を選択するプルダウン項目から [退職者] を選び、 [更新する] をクリックしてください。
5. 権限の変更を確認する
該当従業員の権限がメールアドレスアカウント一覧上で [退職者] になっていることを確認します。
退職日を迎えたアカウントの権限を自動で退職者に変更する設定については、以下のヘルプページをご覧ください。