文書配付機能は、従業員宛に合意書類や確認書類を送信し、合意・確認をしてもらう機能です。

従業員に対してさまざまな書類を送信することを、文書配付と呼んでいます。

このページでは、管理者が従業員宛に文書を送付する一連の流れについて、説明します。

依頼グループを作成する

文書配付をするには、まず依頼グループを作成します。

依頼グループとは、任意の書類セットもしくはPDF書類と、依頼対象従業員を関連づけるためのグループです。

依頼グループ作成後は、書類セットおよびPDF書類の変更はできません。

依頼対象従業員はあとから追加可能です。ただし、同じ従業員に対する送信は、1回限りです。

1. ［+ 従業員への文書配付をはじめる］をクリック

文書配付メニューの［ダッシュボード］>［+ 従業員への文書配付をはじめる］をクリックすると、［依頼グループの作成］画面が表示されます。

2. ［配付する書類］を選択する

最初に、従業員に配付する書類を選択します。

書類テンプレートから作成する場合は、［書類セット］にチェックを入れ、作成済みのPDFファイルを送信する場合は、［PDF書類］にチェックを入れます。

片方のみ、両方、いずれも選択できます。

チェックを入れ、［次へ］をクリックすると、依頼に使用する書類を選択する画面が表示されます。

3. 書類を選択し、［次へ］をクリック

次に、依頼に使用する書類を選択します。

前の画面で［書類セット］［PDF書類］のいずれかを選んだ場合、画面には選択した書類のみ表示されます。

書類セットを選択する場合

あらかじめ書類テンプレートを作成し、 書類セットの作成を済ませておく必要があります。

［書類セットを選択］をクリックすると、使用できる書類セット一覧が表示されます。

書類セットを選択し、［選択］をクリックします。

［書類テンプレート］欄には、書類セットに含まれる書類テンプレート名が表示されます。

選択した書類セットと、書類セットに含まれる書類テンプレートが［依頼グループの作成］画面に表示されます。

PDF書類を追加する場合

PDF書類として送る、PDFファイルの書類名を設定します。

実際に送信するPDFファイルのアップロードは、依頼グループ作成時には行いません。

「＋PDF書類を追加」をクリックし、［書類名］の入力と［合意の要否］を設定します。

ここで入力した書類名は、従業員に配付時に表示されます。（書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます）

PDF書類の書類名は、あとから変更できません。

依頼に使用する書類の選択を終えたら、［次へ］をクリックします。

4. メールフォーマットを選択し、「作成」をクリック

次に、メールフォーマットの設定内容を確認し、［次へ］をクリックします。メールフォーマットは、依頼グループ作成後も変更できます。

書類セットを使用する場合は、書類セットに設定されているフォーマットが自動適用されます。

PDF書類のみを使用する場合は、標準メールフォーマットが自動適用されます。

5. ［依頼グループ名］ を入力し、［作成］ をクリック

次に、作成した依頼グループに対して、依頼グループ名をつけます。

［依頼グループ名］を入力して［作成］をクリックすると、依頼グループの新規作成が完了し、［依頼対象従業員の選択］画面に切り替わります。

依頼グループに依頼対象従業員を追加する

6. 依頼を送りたい従業員を選択し、［追加］をクリック

依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、［追加］をクリックすると、従業員が依頼グループに追加されます。

大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、［社員番号から従業員を一括で追加］を利用すると作業が軽減されます。

依頼グループ詳細画面から、依頼を送信

7. 依頼する従業員を選択し、［依頼を一括送信］をクリック

配付する書類の内容を確認後、依頼したい従業員にチェックを入れ ［依頼を一括送信］をクリックすると、従業員に依頼を送信します。

書類の作成の準備を終えていないと、依頼を送信できません。

• 書類テンプレートで設定されている［入力必須項目］のデータが、SmartHRの従業員情報に登録されていない
• ［CSV挿入用テンプレート変数］の挿入が終わっていない
• ［PDF書類］にPDFファイルのアップロードが終わっていない

8. ［未完了］をクリックし、依頼が送られたことを確認する

依頼が送信された従業員は、［未完了］タブの一覧に表示されます。

依頼ステータスの意味

下書き	書類テンプレートから、従業員ごとの書類を作成する準備が整っていない状態。 もしくは、従業員から依頼が差し戻された状態。
書類準備中	依頼対象の従業員が SmartHR にログインできる状態になっていない状態。 このあと、SmartHR への招待を行なうことで、依頼が送信されます。
未完了	従業員に依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。
完了	従業員が、依頼に含まれるすべての書類の確認・合意をした状態。

従業員に依頼を通知する

依頼送信時には、SmartHR から従業員宛に通知メールが自動的に送信されます。

依頼後に、リマインドメールを送ったり、従業員ごとに再通知もできます。