文書配付機能は、従業員宛に合意書類や確認書類を送信し、合意・確認をしてもらう機能です。
従業員に対してさまざまな書類を送信することを、文書配付と呼んでいます。
このページでは、管理者が従業員宛に文書を送付する一連の流れについて、説明します。
依頼グループを作成する
文書配付をするには、まず依頼グループを作成します。
依頼グループとは、任意の書類セットもしくはPDF書類と、依頼対象従業員を関連づけるためのグループです。
依頼グループ作成後は、書類セットおよびPDF書類の変更はできません。
依頼対象従業員はあとから追加可能です。ただし、同じ従業員に対する送信は、1回限りです。
1. [+ 従業員への文書配付をはじめる]をクリック
文書配付メニューの[ダッシュボード]>[+ 従業員への文書配付をはじめる]をクリックすると、[依頼グループの作成]画面が表示されます。
2. [配付する書類]を選択する
最初に、従業員に配付する書類を選択します。
書類テンプレートから作成する場合は、[書類セット]にチェックを入れ、作成済みのPDFファイルを送信する場合は、[PDF書類]にチェックを入れます。
片方のみ、両方、いずれも選択できます。
チェックを入れ、[次へ]をクリックすると、依頼に使用する書類を選択する画面が表示されます。
3. 書類を選択し、[次へ]をクリック
次に、依頼に使用する書類を選択します。
前の画面で[書類セット][PDF書類]のいずれかを選んだ場合、画面には選択した書類のみ表示されます。
書類セットを選択する場合
あらかじめ書類テンプレートを作成し、 書類セットの作成を済ませておく必要があります。
[書類セットを選択]をクリックすると、使用できる書類セット一覧が表示されます。
書類セットを選択し、[選択]をクリックします。
[書類テンプレート]欄には、書類セットに含まれる書類テンプレート名が表示されます。
選択した書類セットと、書類セットに含まれる書類テンプレートが[依頼グループの作成]画面に表示されます。
PDF書類を追加する場合
PDF書類として送る、PDFファイルの書類名を設定します。
実際に送信するPDFファイルのアップロードは、依頼グループ作成時には行いません。
「+PDF書類を追加」をクリックし、[書類名]の入力と[合意の要否]を設定します。
ここで入力した書類名は、従業員に配付時に表示されます。(書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます)
PDF書類の書類名は、あとから変更できません。
PDF書類を合意が必要な書類として設定できるのは、管理者権限のアカウントのみです。
管理者権限以外のアカウントが配付できるのは、合意が要らないPDF書類と権限を付与されている書類セットです。
依頼に使用する書類の選択を終えたら、[次へ]をクリックします。
4. メールフォーマットを選択し、「作成」をクリック
次に、メールフォーマットの設定内容を確認し、[次へ]をクリックします。メールフォーマットは、依頼グループ作成後も変更できます。
書類セットを使用する場合は、書類セットに設定されているフォーマットが自動適用されます。
PDF書類のみを使用する場合は、標準メールフォーマットが自動適用されます。
5. [依頼グループ名] を入力し、[作成] をクリック
次に、作成した依頼グループに対して、依頼グループ名をつけます。
[依頼グループ名]を入力して[作成]をクリックすると、依頼グループの新規作成が完了し、[依頼対象従業員の選択]画面に切り替わります。
依頼グループに依頼対象従業員を追加する
6. 依頼を送りたい従業員を選択し、[追加]をクリック
依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、[追加]をクリックすると、従業員が依頼グループに追加されます。
大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、[社員番号から従業員を一括で追加]を利用すると作業が軽減されます。
依頼グループ詳細画面から、依頼を送信
7. 依頼する従業員を選択し、[依頼を一括送信]をクリック
配付する書類の内容を確認後、依頼したい従業員にチェックを入れ [依頼を一括送信]をクリックすると、従業員に依頼を送信します。
書類の作成の準備を終えていないと、依頼を送信できません。
- 書類テンプレートで設定されている[入力必須項目]のデータが、SmartHRの従業員情報に登録されていない
- [CSV挿入用テンプレート変数]の挿入が終わっていない
- [PDF書類]にPDFファイルのアップロードが終わっていない
8. [未完了]をクリックし、依頼が送られたことを確認する
依頼が送信された従業員は、[未完了]タブの一覧に表示されます。
依頼ステータスの意味
下書き |
書類テンプレートから、従業員ごとの書類を作成する準備が整っていない状態。 もしくは、従業員から依頼が差し戻された状態。 |
書類準備中 | 依頼対象の従業員が SmartHR にログインできる状態になっていない状態。 このあと、SmartHR への招待を行なうことで、依頼が送信されます。 |
未完了 | 従業員に依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。 |
完了 | 従業員が、依頼に含まれるすべての書類の確認・合意をした状態。 |
従業員に依頼を通知する
依頼送信時には、SmartHR から従業員宛に通知メールが自動的に送信されます。
依頼後に、リマインドメールを送ったり、従業員ごとに再通知もできます。