文書配付機能は、従業員宛に合意書類や確認書類を送信し、合意・確認をしてもらう機能です。

従業員に対してさまざまな書類を送信することを、文書配付 と呼んでいます。

文書配付をするためには、まず 依頼グループの作成 を行います。

依頼グループとは

依頼グループとは、任意の 書類セット もしくは PDF書類 と、依頼対象従業員 を関連づけるためのグループです。

依頼グループ作成後は、書類セットおよびPDF書類の変更はできません。

依頼対象従業員は後から追加可能です。ただし、同じ従業員に対する送信は、1回限りです。

依頼グループを作成する

1. 「+ 従業員への文書配付をはじめる」をクリック

［ダッシュボード］ 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」をクリックし、依頼グループの新規作成をはじめます。

従業員に配付する書類を、

書類テンプレートから作成する場合は、［書類セット］にチェックを入れます。

作成済みのPDFファイルを送信する場合は、［PDF書類］にチェックを入れます。

片方のみ、両方、いずれも選択できます。

チェックを入れ、「次へ」をクリックすると、依頼グループの新規作成画面が表示されます。

2. 書類を選択し、「次へ」をクリック

［依頼グループの新規作成（1/2）］画面では、依頼に使用する書類を選択します。

前の画面で［書類セット］、［PDF書類］のいずれかを選んだ場合、画面には選択したもののみ表示されます。

書類セットを選択する場合

あらかじめ 書類テンプレート を作成し、 書類セット の作成を済ませておく必要があります。

「書類セットを選択」をクリックすると、［書類セットの選択］画面が表示されます。

書類セット を選択し、「決定」をクリックします。

書類セットに含まれる書類テンプレート名が表示されます。

PDF書類を追加する場合

PDF書類として送る、PDFファイルの書類名を設定します。

実際に送信するPDFファイルのアップロードは、依頼グループ作成時には行いません。

「＋PDF書類を追加」をクリックすると、［書類名］の入力フォームが表示されます。

［書類名］を入力します。

この名前は従業員に配付時に表示されます。（書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます）

PDF書類の書類名は、あとから変更ができません。

依頼に使用する書類の選択を終えたら、「次へ」をクリックします。

3. メールフォーマットを選択し、「作成」をクリック

［依頼グループの新規作成（2/2）］画面では、通知メールのフォーマットを選択します。

書類セット を使用する場合は、書類セットに設定されているフォーマットが自動適用されます。

PDF書類のみ を使用する場合は、標準メールフォーマットが自動適用されます。

メールフォーマットの設定内容を確認し、「作成」をクリックします。

メールフォーマットは、依頼グループ作成後も変更できます。

4. ［依頼グループ名］ を設定し、「作成」 をクリック

［依頼グループ名］を入力して「作成」をクリックすると、依頼グループの新規作成が完了し、［依頼対象従業員の選択］画面に切り替わります。

依頼グループに依頼対象従業員を追加する

5. 従業員を選択し、「選択した従業員を追加する」をクリック

依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、「選択した従業員を追加する」をクリックすると、従業員が依頼グループに追加されます。

大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、［社員番号から従業員を一括で追加］を利用すると作業が軽減されます。

依頼グループ詳細画面から、依頼を送信

6. 依頼する従業員を選択し、[まとめて依頼する] をクリック

配付する書類の内容を確認後、依頼したい従業員にチェックを入れ 「まとめて依頼を送信」をクリックすると、従業員に依頼を送信します。

書類の作成の準備が整っていないと、依頼に進めません。

• 書類テンプレートで設定されている［入力必須項目］のデータがSmartHRの従業員情報に登録されていない
• ［CSV挿入用テンプレート変数］の挿入が終わっていない
• ［PDF書類］にPDFファイルのアップロードが終わっていない

7. [未完了] をクリックし、依頼が送られたことを確認する

依頼が送信された従業員は [未完了] タブの一覧に表示されます。

依頼ステータスの意味

従業員に依頼を通知する

依頼送信時には、SmartHR から従業員宛に通知メールが自動的に送信されます。

依頼後に、リマインドメールを送ったり、従業員ごとに再通知もできます。