マイナンバー管理機能を使うと、従業員にマイナンバーの提供を依頼できます。
従業員にマイナンバーの提供を依頼する
1. トップページにある［マイナンバー］をクリック
トップページ左側の［機能］欄にある［マイナンバー］をクリックすると、マイナンバー管理画面が表示されます。
2. 提供依頼をしたい従業員の［提供依頼］をクリック
マイナンバー管理画面の従業員一覧の［提供依頼］をクリックすると、提供依頼の詳細画面が表示されます。
［提供依頼］が表示されていない場合は、以下の可能性があります。
- 従業員がまだSmartHRに招待されていない
- すでに招待済みだが、従業員が招待を承認していない
提供依頼の前に、招待・承認を完了させてください。
3. 確認書類と利用目的を指定し、［提供依頼する］をクリック
［提供を依頼する確認書類］と［マイナンバーの利用目的］にチェックを入れ、［提供依頼する］をクリックすると従業員に通知が届きます。
マイナンバーを収集する際には、利用目的を明示する必要があります。
収集したマイナンバーの利用目的を1つ以上選択し、従業員にマイナンバーの提供を依頼します。
マイナンバー収集における本人確認書類については、下記のヘルプページをご覧ください。
4. 従業員がSmartHRにログインし、マイナンバーを入力する
提供依頼を受けた従業員がマイナンバーを入力する詳しい手順は、下記のヘルプページをご覧ください。
存在しないマイナンバーを入力した場合はエラーになるため、誤入力を防げます。
マイナンバーは、末尾の1桁で入力ミスを確認できるようになっており、その仕組みを利用してエラーを判定しています。
5. 従業員がマイナンバーの入力を完了すると、管理者に通知が届く
通知の有無は、設定により異なります。
詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。
従業員にマイナンバーの提供を再依頼する
ステータスが［提供保留中］［提供依頼中］の従業員にマイナンバーの再提供依頼ができます。
マイナンバー管理画面の当該従業員氏名の右にある［再提供依頼］をクリックすると、提供依頼の詳細画面が表示されます。
［提供依頼］をクリックすると、従業員に通知が届きます。
