マイナンバー管理機能を使うと、従業員にマイナンバーの提供を依頼できます。
従業員にマイナンバーの提供を依頼する
1. [機能]>[マイナンバー]をクリック
トップページ左側の[機能]欄にある[マイナンバー]をクリックすると、マイナンバー管理画面が表示されます。
2. 提供依頼をしたい従業員の[提供依頼]をクリック
マイナンバー管理画面の従業員一覧の[提供依頼]をクリックすると、提供依頼の詳細画面が表示されます。
[提供依頼]が表示されていない場合は、以下の可能性があります。
- 従業員がまだSmartHRに招待されていない
- すでに招待済みだが、従業員が招待を承認していない
提供依頼の前に、招待・承認を完了させてください。
3. 確認書類と利用目的を指定し、[提供依頼する]をクリック
[提供を依頼する確認書類]と[マイナンバーの利用目的]にチェックを入れ、[提供依頼する]をクリックすると従業員に通知が届きます。
マイナンバーを収集する際には、利用目的を明示する必要があります。
収集したマイナンバーの利用目的を1つ以上選択し、従業員にマイナンバーの提供を依頼します。
マイナンバー収集における本人確認書類については、下記のヘルプページをご覧ください。
4. 従業員がSmartHRにログインし、マイナンバーを入力する
提供依頼を受けた従業員がマイナンバーを入力する詳しい手順は、下記のヘルプページをご覧ください。
存在しないマイナンバーを入力した場合はエラーになるため、誤入力を防げます。
マイナンバーは、末尾の1桁で入力ミスを確認できるようになっており、その仕組みを利用してエラーを判定しています。
5. 従業員がマイナンバーの入力を完了すると、管理者に通知が届く
通知の有無は、設定により異なります。
詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。
従業員にマイナンバーの提供を再依頼する
ステータスが[提供保留中][提供依頼中]の従業員にマイナンバーの再提供依頼ができます。
マイナンバー管理画面の当該従業員氏名の右にある[再提供依頼]をクリックすると、提供依頼の詳細画面が表示されます。
[提供依頼]をクリックすると、従業員に通知が届きます。