Q. 法律的に問題は無いのでしょうか？
A. 雇用契約・NDA（秘密保持契約）等については、法律上は特に方式の指定はないため、電子署名サービスによる締結でも問題はありません。
※ 上記書類以外に関しては、貴社の顧問弁護士等にご相談ください。
しかし、この場合もメールアカウントの表示等によって本人の意思に基づいて作成された契約であることが証明されれば、契約の有効性が認められます。
SmartHRの文書配付機能では、「SmartHRへのログイン」および「本人の署名」というステップを経て契約に至ることから、それらの事情等によって、本人の意思に基づいて作成された契約であることの証明は可能であると考えます。
Q. オンライン雇用契約で締結した契約書は、裁判において、書面で締結した契約書と同じように扱われますか？
A. 扱われます。
個別具体的な状況にもよりますが、当機能で合意した際に記録しているユーザー情報や合意時の情報等を用いることで書面と同じように電磁的記録が真正に成立したものであることを証明することができますので、書面の契約書と同様の証拠能力を持ちます。
政府資料においても、事業者が提供する電子署名サービスによる記録が証拠能力を持ちうることが明記されています。
契約当事者（利用者）間で電磁的記録（契約書）の成否に争いが生じた場合においては、電子契約事業者に対する利用者の指示の内容や、当該指示に基づき電子契約事業者において当該電磁的記録に電子署名が行われた状況等の個別の事情を立証することによって、当該電磁的記録が真正に成立したものであることを証明し得ると認識している。
※ 内閣府 規制改革推進会議／成長戦略ワーキング・グループ 第10回（令和2年5月12日開催）
資料1-2「論点に対する回答（法務省、総務省、経済産業省提出資料）」 より抜粋
Q. 条件通知書は、契約更新時にも都度書面で通知する必要はありますか？
A. 労働基準法第15条第1項においては、「労働契約の締結に際し」労働条件を明示しなければならないと定められています。
期間に定めのある有期雇用契約の更新とは、いったん雇用契約が終了したうえであらたな有期雇用契約が成立することを意味すると考えられますので、「労働契約の締結に際し」に該当し、あらためて就労条件通知書の交付が必要となると考えます。
Q. 改めて合意を依頼する前に、合意を破棄しなければならないのは、なぜですか？
A. 従前の合意を破棄せず、新たな合意書面を締結すると、両者の関係を法的に規定するものが２つ存在することとなり、当該２つの合意書面が矛盾・抵触する場合にどちらを真正なものとして扱うべきかが不明瞭となることを防ぐためです。
Q. 退職した従業員と合意した書類を合意なしに削除することに問題はありますか？
A. 従業員が退職しているかにかかわらず、当事者の合意なく一方的に合意書面を削除することは後々の紛争を引き起こす可能性がありますので避けるべきです。
Q. 合意破棄後も、最初に合意した際の「合意済み」マーク付きPDFが従業員の手元に残っていて問題ないでしょうか？
A. 問題ありません。
最初に合意した「合意済み」マーク付きPDFが従業員の手元に残っていても、当該マーク付きのPDFは過去のそのような合意が存在していたことを示しているに過ぎません。「破棄済み」マークを記載した新たなPDFが存在する以上、従業員の手元に残る「合意済み」マーク付きPDFは破棄されたものとして扱われるため、問題ありません。